Czym jest i jak działa KSeF? Wszystko, co powinieneś wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, jest kolejnym elementem, który w swoich założeniach przybliży nas do pełnej digitalizacji. To program zaproponowany przez Ministerstwo Finansów, polegający na wystawianiu i otrzymywaniu przez przedsiębiorców faktur ustrukturyzowanych. Co w tym wszystkim może najistotniejsze, na razie jest on dobrowolny, choć nie zawsze tak będzie. Wniosek nasuwa się więc niejako sam. Trzeba się będzie do niego przygotować. Nie ma co ukrywać — na tym etapie wszystko to brzmi dość enigmatycznie. Weźmy zatem ten temat pod lupę i przyjrzyjmy mu się z bliska.

Co to jest KSeF?

Zacznijmy więc od najbardziej elementarnej kwestii. Czym jest KSeF? Otóż Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym, administrowanym przez Krajową Administrację Skarbową. System ten umożliwia przede wszystkim wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych. Dla łatwiejszego zrozumienia, jak w praktyce on działa, można go nazwać centralną bazą faktur. Wspomnieć również należy, że obecnie KSeF jest dobrowolny, ale już niedługo. Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Datę, którą zapamiętać powinni szczególnie czynni podatnicy VAT, to 1 lipca 2024 roku. Od tego dnia bowiem korzystanie z KSeF będzie dla nich obowiązkowe. Co jednak z podatnikami zwolnionymi przedmiotowo i podmiotowo z płacenia VAT (tzw. nievatowcy)? Oni mają dokładnie pół roku więcej. System e-faktur będzie więc dla nich obowiązkowy dopiero od 1 stycznia 2025 roku.

Krajowego Systemu e-Faktur nie należy mylić z Platformą Elektronicznego Fakturowania, którą wykorzystują urzędy czy firmy realizujące zamówienia publiczne. To dwa zupełnie inne systemy, które działają niezależnie od siebie.

Krajowy System e-Faktur — do czego służy?

Skoro mamy już pojęcie o tym, czym KSeF jest, możemy przejść do innego zagadnienia. Mianowicie, do czego ten system w ogóle służy. Wspomnieliśmy już, że do wystawiania i odbierania faktur, co na bardzo ogólnym poziomie jest oczywiście prawdą. Diabeł jednak tkwi w szczegółach. KSeF pozwala przedsiębiorcom nie tylko na nadanie numeru fakturom, przechowywanie ich czy przesyłanie innym podmiotom. On przede wszystkim sprawdza ich poprawność, a także monitoruje datę razem z godziną wystawienia faktur.

Dzięki systemowi e-faktur KSeF istnieje też możliwość monitorowania faktur przez organy podatkowe. Takie rozwiązanie powinno znacznie ułatwić przeprowadzanie automatycznych kontroli podatkowych. Teoretycznie jego założenia są proste. Ma to poskutkować oszczędnością czasu oraz sił tak urzędów, jak i przedsiębiorstw. Cały proces stanie się dzięki temu bardziej przejrzysty i transparentny. Doprowadzi również do sytuacji, w której przesyłanie do urzędów skarbowych plików JPK przestanie być przykrą koniecznością.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Omawiając zagadnienie KSeF, nie można pominąć jednej zasadniczej kwestii — czym jest faktura ustrukturyzowana? Odwołajmy się w tym miejscu do definicji zaproponowanej w ustawie o VAT. Zgodnie z nią, faktura ustrukturyzowana jest fakturą “wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”.

Wszystkie pola, które są wymagane w ustawie o VAT, obecne są także w fakturze ustrukturyzowanej. To jednak nie wszystko, ponieważ faktura ta posiada też pola nieobowiązkowe. To przede wszystkim elementy, które pojawiają się w obrocie gospodarczym.

Standard dotyczący wzorca faktury ustrukturyzowanej jest jeden, natomiast można ją wprowadzić na dwa sposoby:

1. Za pomocą oprogramowania komercyjnego
2. Przy użyciu bezpłatnej aplikacji

Kilka słów należy poświęcić jeszcze formatowi takiej faktury. Otóż jest to format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1). To dokładnie ta sama struktura, która została opublikowana przez Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Struktura e-faktury

Przy okazji omawiania faktury ustrukturyzowanej warto przebrnąć również przez jej strukturę. Na pewno dobrze jest ją znać jeszcze zanim zabierzemy się za jej wypełnianie. Liczba pól do wypełnienia może trochę przytłoczyć, gdyż jest ich aż ponad 300. Dzielą się one natomiast na 3 rodzaje: pola obligatoryjne, opcjonalne oraz fakultatywne. Ze względu na tak dużo pól zdecydowanie zalecana jest ostrożność i pełne skupienie, szczególnie jeżeli jest to pierwsza styczność z wypełnianiem faktury w KSeF. Poniżej omawiamy, jak podejść do wypełniania konkretnych rodzajów pól:

1. Pola obligatoryjne — absolutnie najważniejsze ze wszystkich, które po prostu trzeba wypełnić. Znajdują się tu wszystkie podstawowe i najważniejsze informacje, takie jak: dane sprzedawcy oraz nabywcy, data realizacji usługi i data wystawienia dokumentu. Zawsze trzeba pamiętać też o jednej ważnej zasadzie w KSeF — należy za każdym razem wskazywać na to, że jakaś okoliczność nie występuje. To tzw. oznaczenia negatywne. Przypisuje się im konkretne wartości: 1 i 2. Wartość 1 oznacza, że dana okoliczność występuje, natomiast wartość 2 wskazuje na sytuację dokładnie odwrotną.
2. Pola opcjonalne — nie są wymagane i wypełnia się je tylko wtedy, gdy wymaga tego sytuacja. Okoliczności mogą być najróżniejsze. Konieczność wypełnienia takiego pola może np. warunkować typ wystawianej faktury. Innym razem powodem może być spełnienie zapisanych w ustawie wymagań. Brak wypełnienia pola opcjonalnego nie jest żadnym błędem technicznym. Oznacza to, że taka faktura jak najbardziej zostanie przyjęta przez system KSeF. Problem pojawia się w momencie, gdy nieprawidłowość dostrzeże kontrahent, lub faktura zostanie poddana kontroli. W takim przypadku dokonanie korekty będzie już nieuniknione.
3. Pola fakultatywne — w pełni opcjonalne pola do wypełnienia. Niezależnie od tego, czy pozostaną puste, w żaden sposób nie wpływają one na poprawność wypełnionej faktury. 

Dla kogo jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur jest przeznaczony dla tych przedsiębiorców, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT oraz dla takich, którzy są z tego podatku zwolnieni. Jednak nie tylko oni mogą się zintegrować z systemem KSeF. Mogą to zrobić ci, którzy prowadzą działalność gospodarczą w Polsce i spełniają odpowiednie kryteria. Mowa tutaj o przedsiębiorcach korzystających z procedury unijnej OSS, posiadających numer NIP. To jednak nie wszyscy możliwi beneficjenci tego systemu.

Z KSeF bez żadnych problemów mogą korzystać wyznaczone przez podatnika osoby bądź podmioty. O jakich rodzajach uprawnień mówimy? Przewidziano przede wszystkim:

• Uprawnienia do odbioru i wystawiania faktur
• Do nadawania dalszych uprawnień
• Do samo fakturowania
• Uprawnienia komornicze (specjalny rodzaj uprawnień przeznaczony dla organów egzekucyjnych, które działają w imieniu i na rzecz dłużnika)

Jednakże, aby zacząć korzystać z KSeF, trzeba przejść przez proces uwierzytelnienia. Nie należy się go jednak obawiać — jest prosty i intuicyjny. Sprawę załatwić można poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub podpis zaufany. Można również użyć tokena, czyli ciąg znaków alfanumerycznych (generowany przez KSeF).

Istnieje jednak taka możliwość, gdy kwalifikowane podpisy elektroniczne nie zawierają numerów NIP (i/lub PESEL). W takim przypadku można zweryfikować uprawnienia, zwracając się bezpośrednio do odpowiedniego naczelnika urzędu skarbowego.

Jakie korzyści czerpią przedsiębiorcy z korzystania z KSeF?

Cel, jaki przyświeca KSeF jest prosty — powstał przede wszystkim po to, aby ułatwić pracę urzędom skarbowym. Oczywiście, w pełni zdigitalizowany system ma również inne zalety. Na ten przykład, można dzięki niemu bardzo łatwo i szybko zidentyfikować oszustów podatkowych (zwłaszcza karuzele VAT).

Rzecz jasna KSeF jest wartościowym rozwiązaniem również z punktu widzenia podatnika. Zdaniem Ministerstwa Finansów, Krajowy System e-Faktur przyspieszy obrót gospodarczy pomiędzy przedsiębiorcami. W jaki sposób? Kluczowy jest tutaj jednolity wzór faktur ustrukturyzowanych i fakt, że trafiają one do kontrahenta momentalnie po ich wystawieniu.

Korzyści jest znacznie więcej, wymieńmy je zatem:

• Przedsiębiorca znacznie szybciej, bo w okresie do 40 dni, otrzyma zwrot podatku VAT
• System KSeF przechowuje dane zawarte w pliku JPK_FA – nie trzeba więc ich składać na wezwanie organów
• Przechowywanie takiej faktury staje się zbędne, ponieważ będą one dostępne w systemie przez okres 10 lat
• Z tego powodu też nigdy się nie zagubią ani nie ulegną zniszczeniu
• Automatyzacja procesów i jednolity wzór faktur sprawia, że istnieje o wiele mniejsze ryzyko popełnienia błędu 

Jak naprawić błąd w e-fakturze i wprowadzić odpowiednie zmiany?

W przypadku pojawienia się jakichkolwiek błędów podczas wypełniania faktury KSeF informuje również o jej odrzuceniu. Gdy już coś takiego się wydarzy, wszelkie niedociągnięcia musimy skorygować właśnie w KSeF. W jaki sposób? Można to zrobić za pomocą faktury korygującej. Taka faktura powinna zawierać numer identyfikacyjny tej błędnej, wystawionej wcześniej.

Warto też wiedzieć, że KSeF redukuje ilość dokumentacji, która jest niezbędna do obniżenia podstawy opodatkowania przy korekcie in minus. Teraz wystarczy, że wystawca faktury obniży podstawę za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę ustrukturyzowaną.

Należy również pamiętać o tym, że system KSeF w żadnym przypadku nie przewiduje poprawy błędnego numeru NIP nabywcy za pomocą faktury korygującej. Co w takiej sytuacji? Najlepiej wystawić wtedy fakturę korygującą od samego początku dla podmiotu z błędnie wprowadzonym NIP. Jednocześnie trzeba wystawić zupełnie nową fakturę dla uczestniczącego w transakcji kontrahenta.

Co zrobić, jeżeli KSeF przestanie działać?

Czasami mogą zdarzyć się sytuacje, gdy KSeF nie będzie dostępny dla podatnika. Ministerstwo Finansów przewiduje następujące okoliczności:

• Brak dostępu do KSeF podczas przerwy spowodowanej obsługą systemu
• Problemy techniczne po stronie KSeF, różne awarie itp.
• Problemy po stronie podatnika, np. brak dostępu do Internetu

Co wtedy? W takich sytuacjach Ministerstwo dopuszcza możliwość wystawienia faktury poza KSeF. Podatnicy nie mogą jednak działać w takiej sytuacji dowolnie. Jeżeli mamy do czynienia z awarią czy to po stronie KSeF, czy po stronie przedsiębiorcy, fakturę można wystawić w formie pliku PDF bądź papierowej wtedy, gdy zgodzi się na to nabywca. Należy mieć również baczenie na termin wprowadzenia takiej faktury do KSeF, który reguluje ustawa.

Jak w takim razie określić datę jej otrzymania? Przyjmuje się, że jest to moment, w którym nabywca dostał fakturę, lub kiedy została ona wprowadzona do systemu. Wszystko zależy od tego, która data jest wcześniejsza.