KSeF — od kiedy obowiązkowy? Jakie są wyzwania związane z jego wdrożeniem?

Chociaż Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie nieco później, niż planowano, należy już teraz zaplanować jego wdrożenie. Istnieje bowiem wiele aspektów oraz wyzwań, z którymi trzeba się zapoznać i ostatecznie zmierzyć. Nie ma się jednak czym przesadnie przejmować. Wydłużona procedura legislacyjna, która dość znacznie opóźniła obowiązek przejścia na KSeF, dała przedsiębiorcom więcej czasu na przygotowanie się do niego. O tym, w jaki sposób skrzętnie z tego prezentu skorzystać, przekonamy się w niniejszym artykule.

KSeF — od kiedy trzeba będzie z niego korzystać?

W naszym poprzednim artykule szczegółowo omówiliśmy, czym jest KSeF oraz do czego on w ogóle służy. Jednakże gwoli przypomnienia, w telegraficznym skrócie warto wspomnieć o tym jeszcze raz. Krajowy System e-Faktur zatem jest systemem teleinformatycznym, który daje przedsiębiorcom możliwość odbierania oraz wystawiania faktur w formie elektronicznej.

Wspomnieliśmy również, że na razie jest on całkowicie dobrowolny, choć zmieni się to już od 1 lipca 2024 r. (dla czynnych podatników VAT, tzw. “nievatowcy” muszą poczekać do 1 stycznia 2025 roku). Na przygotowanie się do nadchodzących wielkimi krokami zmian pozostał więc rok z niewielkim okładem. To jednocześnie dużo i mało czasu. Dużo, ponieważ pierwotnie KSeF miał wejść w życie już teraz, w połowie 2023 roku. Z tych planów nic jednak nie wyszło, gdyż Rada UE co prawda projekt ustawy zaakceptowała, ale pod warunkiem, że będzie ona obowiązywała najwcześniej od 1 stycznia 2024 roku.

Z drugiej strony, tak czy inaczej tego czasu jest stosunkowo mało, ponieważ odpowiednie przygotowanie się do zmian będzie wymagało nieco zachodu. Począwszy od wyboru odpowiedniego oprogramowania, przez edukację pracowników aż po samo wypełnianie faktury ustrukturyzowanej.

Summa summarum decyzja Rady UE o przełożeniu terminu, od którego integracja z KSeF w Polsce będzie obowiązkowa, jest trafiona i dobra. Zyskają na niej nie tylko przedsiębiorcy, ale też (a może przede wszystkim) pracownicy administracyjni oraz księgowi. To oni bowiem będą musieli najlepiej poznać nowe przepisy związane z KSeF, pytania i odpowiedzi (w dużej ilości) są przecież nieuniknione. Podobnie nieuniknione są niekończące się testy wszystkich dostępnych funkcji systemu oraz jego integracja z oprogramowaniem rachunkowo-księgowym. Zawsze też należy spodziewać się pewnych błędów samego Krajowego Systemu e-Faktur, które będą musiały zostać naprawione.

Wszystko to może wydawać się nieco zagmatwane. Aby więc lepiej zrozumieć cały proces powstawania tego systemu, przyjrzyjmy się, jak wyglądały (i wyglądają nadal) prace nad jego wdrożeniem.

Harmonogram wdrażania systemu KSeF

Jak zatem prezentują się harmonogram prac i poszczególne etapy wdrażania systemu KSeF? Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że:

1. Okres pomiędzy październikiem a grudniem 2021 r. — program pilotażowy wraz z udostępnieniem podatnikom środowiska testowego KSeF;
2. 1 stycznia 2022 r. – udostępnienie systemu KSeF jako rozwiązania dobrowolnego. Od tego dnia przedsiębiorcy mają możliwość wysyłania i odbierania elektronicznych faktur za pośrednictwem tego systemu. Nadal nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby rozliczać się w bardziej tradycyjny sposób, za pomocą papierowych faktur;
3. 1 lipca 2024 r. – sądny dzień dla wszystkich czynnych podatników VAT. Będzie to bowiem moment, w którym KSeF stanie się dla nich obowiązkowy;
4. 1 stycznia 2025 r. – tego dnia przedsiębiorcy przedmiotowo lub podmiotowo zwolnieni z płacenia podatku VAT będą musieli dołączyć czynnych podatników i również obowiązkowo przejść na system KSeF.

Problemy z rozliczeniami w KSeF

Korzystanie z KSeF i faktur ustrukturyzowanych może nastręczyć trochę problemów. Z tego też powodu warto je szerzej omówić. Jednym z nich jest najzwyklejszy brak czasu księgowych na zapoznanie się z nowymi rozwiązaniami. Natłok codziennych obowiązków nie pozwala biurom rachunkowym przetestować KSeF. Niekiedy do tego stopnia, że wręcz nie informują one swoich klientów o możliwości przesyłania faktur do tego systemu. I nie zamierzają tego robić aż do chwili, w której będzie on obowiązkowy.

To problematyczna sytuacja, z którą trzeba sobie poradzić tak szybko, jak to tylko możliwe. Należy bowiem pamiętać o tym, że producenci IT muszą dostosować oferowane rozwiązania do potrzeb księgowych. Ostatecznie to przecież oni będą najczęściej korzystać z KSeF. Przesunięcie terminu, od którego będzie on obowiązkowy, ułatwia wiele rzeczy. Dzięki temu można zapoznać się z nowym systemem bez zbędnego pośpiechu, ale przecież nie będzie tak wiecznie. Im szybciej dostawcy rozwiązań technologicznych otrzymają niezbędny feedback, tym przyszła praca księgowych będzie łatwiejsza i przyjemniejsza.

KSeF — pytania i odpowiedzi

Wypełnianie faktury w KSeF, nowe rozwiązania i nowy system bez wątpienia mogą budzić wiele wątpliwości i niepokojów. Naturalną koleją rzeczy są więc pojawiające się wciąż nowe pytania, zadawane przede wszystkim przez przedsiębiorców. Z tego względu odpowiadamy na najważniejsze z nich, tak aby wszelkie wspomniane wcześniej wątpliwości raz na zawsze rozwiać. Przejdźmy więc do nich.

Które faktury nie podlegają pod system e-faktur KSeF?

Jednakże, pomimo iż KSeF jest rozwiązaniem kompleksowym, który w swoim zamyśle będzie obsługiwał znakomitą większość typów faktur, istnieje kilka wyjątków od reguły. Kilka dokumentów bowiem nie będziemy w stanie wystawić za pomocą KSeF. Wymieńmy zatem te, które są z tego systemu wyłączone:

• Noty korygujące — w przyszłości prawdopodobnie nastąpi ich zupełna likwidacja, tak wewnątrz KSeF, jak i poza nim;
• Faktura RR — to faktura wykorzystywana przez odbiorców produktów oraz usług rolnych. Jej specyfika polega jednak na tym, że jest w użyciu tylko wtedy, gdy dany odbiorca nabywa dobra od rolników ryczałtowych;
• Faktura proforma — wystawienie tej faktury w systemie KSeF nie jest możliwe z jednego, prostego powodu. Otóż nie jest ona fakturą w rozumieniu ustawy o VAT;
• Faktury niezgodne z formą faktury ustrukturyzowanej — tutaj sprawa jest prosta i klarowna. Wszystkie faktury wystawiane za pośrednictwem KSeF muszą być zgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. W innym wypadku zwyczajnie nie można tego zrobić, np. nie jest możliwe wystawienie e-faktury nieposiadającej numeru NIP sprzedawcy;
• Duplikat faktury — faktury znajdujące się w systemie KSeF są archiwizowane przez 10 lat, tak więc ich zaginięcie jest niemożliwe. Z tego powodu nie ma żadnych przesłanek ku temu, aby wystawiać ich duplikaty. Zwyczajnie nie jest to konieczne;
• Faktury ustrukturyzowane w zamówieniach publicznych — KSeF nie służy do wymiany faktur ustrukturyzowanych pomiędzy wykonawcami zlecenia publicznego a instytucją, która takie zlecenia zamawia. Od tego jest Platforma Elektronicznego Fakturowanie (PEF);
• Transakcje polskich podmiotów, które zostały fakturowane podług przepisów prawa innego państwa — tego rodzaju faktury nie muszą być wystawiane za pośrednictwem KSeF, jeżeli dana transakcja podlega pod system podatkowy innego kraju niż Polska. W takim przypadku pod uwagę bierzemy prawo podatkowe tego państwa i to zgodnie z nim wystawiamy fakturę;
• Faktury od zagranicznych dostawców — KSeF raportuje jedynie transakcje dokonywane na terenie Polski, tak więc (jak zresztą wskazuje Ministerstwo Finansów) nie jest jego zadaniem raportowanie faktur dostawców zagranicznych. W praktyce oznacza to, że faktura dokumentująca WNT lub import nie musi być odnotowywana w KSeF;
• Faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS — korzystanie z KSeF nie jest wymagane w kontekście tych podatników, którzy funkcjonują na zasadzie specjalnych procedur;
• Bilety pełniące funkcję faktury — takie bilety są w 100% wyłączone z KSeF.

Jakie są kary za faktury wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur?

Jak już wcześniej wspominaliśmy, KSeF jest na razie dobrowolny. Jednakże od momentu, kiedy jego wdrożenie stanie się obligatoryjne, za wystawianie faktur poza systemem naliczane będą kary. Tym samym, jak widnieje w projekcie ustawy przygotowanym przez Ministerstwo Finansów, rzeczone kary będą stosowane od 1 stycznia 2025 r. To oczywiście dzień, w którym (o tym również już napisaliśmy) KSeF stanie się obowiązkowy dla podatników zwolnionych przedmiotowo i podmiotowo z płacenia podatku VAT.

Jak zatem będzie penalizowane fakturowanie transakcji poza systemem? Otóż kary, jak przewiduje ustawa, mogą wynieść nawet 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze, która nie została wystawiona wewnątrz KSeF. Co jednak w przypadku takich faktur, gdzie w ogóle nie wykazano podatku? Wtedy kara pieniężna wynosić będzie do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem.

To dosyć surowe nagany, natomiast należy mieć na względzie jedną rzecz. Mianowicie kwoty, o których mówimy, nie są stałe. Same kary będą wymierzane przez urząd skarbowy indywidualnie, z uwzględnieniem maksymalnych wartości.

Istnieją jednak przypadki działania siły wyższej. W takiej sytuacji urząd skarbowy może odstąpić od wymierzenia kary, jeżeli uzna, iż dany podmiot nie był w stanie dopełnić obowiązku.

Które przepisy będą wykorzystywane do nakładania kar? Rzecz jasna te z Kodeksu postępowania administracyjnego. Wynika z tego, że podczas oceny uwzględniane będą takie czynniki, jak:

• Waga czynu
• Okoliczności naruszenia prawa
• Stopień naruszenia prawa
• Wcześniejsza karalność oskarżonego
• Częstotliwość niedopełniania obowiązku w przeszłości

Czy każdy pracownik będzie mógł wystawić e-fakturę?

W tym przypadku wszystko zależy od poprawnej integracji z systemem KSeF. Co do zasady, od strony zaplecza kasowego, w którym pracuje osoba zajmująca się wystawianiem faktur, nie powinno się zbyt wiele zmienić. Nadanie takiemu pracownikowi odpowiednich uprawnień będzie się zapewne różnić w zależności od wybranego oprogramowania lub aplikacji. Z reguły autoryzacja niezbędna do komunikacji z systemem przypisywana jest do aplikacji, a nie do samego użytkownika. W razie wszelkich wątpliwości zawsze warto skontaktować się z producentem oprogramowania.

Jakie jest ryzyko związane z wprowadzeniem KSeF?

Rewolucja, którą niesie ze sobą wprowadzenie nowego systemu, będzie bez wątpienia odczuwalna zwłaszcza dla działów księgowych. Są to natomiast przede wszystkim pozytywne zmiany, które za sprawą spójnego standardu bardzo wiele spraw upraszczają. To normalne jednak, że tak gruntowne zmiany budzą pewne wątpliwości.

Jedną z największych obaw jest brak stabilności obowiązujących przepisów. Z biegiem czasu powinny się one ustabilizować, natomiast obecnie warto być na bieżąco i stale monitorować sytuację. Inną sprawą, która spędza przedsiębiorcom sen z powiek, są faktury zagraniczne. Wielu z nich zadaje sobie pytanie, w jaki właściwie sposób będą one rozliczane? Odpowiedzi udzielamy poniżej.

Jak będą wystawiane faktury zagraniczne?

Kluczową kwestią w tej sprawie są uprawnienia zezwalające na wystawianie faktury w KSeF. Ich brak jest równoznaczny z brakiem możliwości wystawienia e-faktury. W takim przypadku podmiot wystawiający fakturę ma obowiązek przekazać ją kontrahentowi w uzgodniony wcześniej sposób. Wszystko to oczywiście poza systemem.

Sposób wystawiania faktur, który obowiązuje obecnie, jest jedną z metod, którą można w takiej sytuacji stosować. Mowa tutaj o dokumencie w formie papierowej, w pliku pdf lub poprzez EDI. Wniosek jest zatem następujący. Do zagranicznych podmiotów, które nie posiadają odpowiednich uprawnień do wystawienia faktury w KSeF należy podejść tak samo, jak do krajowych, które nie są do tego zobligowane.

Przygotowanie pod względem technicznym. Z jakiego oprogramowania korzystać?

Innym wyzwaniem jest przygotowanie się pod względem technicznym. Jakie oprogramowanie wybrać? Ze względu na ciągłą optymalizację rozwiązań proponowanych przez dostawców technologicznych, warto rozejrzeć się za takim, które jest na bieżąco rozwijane. Elastyczność i ciągłe dostosowywanie się do zmian wprowadzanych przez rząd powinny być jednym z najważniejszych kryteriów. Absolutną podstawą będzie możliwość wystawiania, przechowywania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych.

Czy Krajowy System e-Faktur obejmuje także osoby fizyczne?

Tak, zmiany w ustawie o VAT wprowadzone pod koniec 2022 r. obligują przedsiębiorców do wystawiania faktury poprzez KSeF osobom fizycznym (klientom B2C). Jakie dane muszą się na takich fakturach znaleźć? Wszystkie dane nabywcy zgodne z jego wymaganiami. Numer PESEL na fakturze nie jest konieczny, chociaż można go oczywiście podać, jeżeli konsument będzie sobie tego życzył. Obowiązek przekazywania danych wynika z ustaw podatkowych, co oznacza, że przesyłanie danych na potrzeby wypełniania obowiązków podatkowych nie wymaga wyrażenia zgody przez osobę, której te dane dotyczą.