Jak wdrażać model Paperless?  

Model Paperless powstał, aby ograniczyć lub całkowicie wyeliminować papier z obiegu dokumentów. Dlaczego warto go wdrożyć i jak to zrobić? Dowiesz się z artykułu. 

Czym jest model Paperless?  

Model Paperless to sposób na zamianę papierowych dokumentów na cyfrowe. Korzysta on z jednolitych, światowych standardów GS1. Dzięki komunikatom EDI (Elektronicznej Wymiany Danych) oraz etykietom logistycznym GS1 informacje o towarach przesyłasz szybciej, bezpieczniej i zgodnie z prawem. 

Model Paperless = koniec z papierologią przy dostawach 

Zazwyczaj dostawie towarzyszy stos wydruków, tabel i plików PDF. Dzięki Paperless większość dokumentów, które do tej pory drukowałeś i chowałeś do segregatora, zastąpisz cyfrowymi komunikatami EDI. 

Dotyczy to między innymi: 

• zamówień, 
• dokumentów wydań i przyjęć (WZ i PZ), 
• listów przewozowych, 
• kwitów paletowych (dokumentu wydania palet), 
• protokołów rozbieżności dostawy. 

Jak to działa w praktyce? 

Łączymy etykietę logistyczną GS1 z zestawem cyfrowych komunikatów handlowych i transportowych. Jednym z nich jest elektroniczny list przewozowy. Powinien on spełniać standardy GS1 (UN/CEFACT). Dzięki temu system – Twój, odbiorcy i przewoźnika – widzi te same dane. 

Dlaczego warto postawić na model Paperless? Przeczytaj Paperless – korzyści i rozwiązania. 

Dlaczego warto przejść na Paperless? 

Wdrożenie modelu Paperless to konkretne korzyści dla Twojej firmy. 

• Będziesz działać sprawniej – cyfrowe dokumenty odbierasz i wysyłasz natychmiast. Szybciej podejmujesz decyzje i sprawniej realizujesz zamówienia. 
• Unikniesz błędów – systemy przetwarzają dane automatycznie. Koniec z pomyłkami przy ręcznym przepisywaniu informacji. To oznacza mniej reklamacji i więcej zadowolonych klientów. 
• Łatwiej połączysz systemy IT – wspólne standardy ułatwiają współpracę z partnerami biznesowymi i automatyzację wymiany danych. 
• Oszczędzisz pieniądze – nie płacisz za druk, papier ani archiwizację stert dokumentów. 
• Zadbasz o środowisko (ESG) – zużywasz mniej papieru i surowców naturalnych. Budujesz wizerunek firmy odpowiedzialnej ekologicznie. 

Paperless, czyli zrównoważony rozwój firmy – Akademia Cyfryzacji GS1 Polska 

Twój plan działania: jak wdrażać model Paperless?  

1. Zrób audyt (analiza przedwdrożeniowa) 

Przeanalizuj swoje obecne procesy i sprawdź systemy IT. Ustal: 

• czy Twój program potrafi tworzyć elektroniczne komunikaty, 
• jakich komunikatów używają już Twoi partnerzy, 
• jak połączyć nowe rozwiązania z tymi, które już masz. 

2. Zbierz zespół do zadań specjalnych 

Do wdrożenia potrzebujesz ludzi z różnych działów. Powołaj grupę, w której znajdą się specjaliści od: 

• logistyki (magazynierzy i spedytorzy), 
• informatyki (obsługa IT i EDI), 
• danych o produktach (tzw. dane podstawowe). 

3. Przygotuj systemy i dane 

Dostosuj programy, z których korzystacie w łańcuchu dostaw. Bardzo ważne jest uspójnienie danych. Sprawdź, czy Ty i Twoi partnerzy używacie tych samych nazw i opisów dla tych samych produktów. 

4. Wprowadź etykietę logistyczną GS1  

To klucz do sukcesu wdrożenia. Etykieta na palecie musi być zgodna z cyfrowym komunikatem. Dzięki temu, gdy odbiorca zeskanuje kod z etykiety (numer SSCC), jego system od razu „rozpozna” towar z elektronicznego powiadomienia (DESADV). 

5. Ustal harmonogram 

Zaplanuj prace krok po kroku. Uwzględnij czas na zmiany w systemach IT i przeszkolenie ludzi. Realny plan pozwoli Ci uniknąć przestojów w pracy firmy. 

Podsumowanie 

Dzięki Paperless wyeliminujesz papier, ograniczysz błędy i zaczniesz działać szybciej. Twoja firma stanie się nowoczesna, bezpieczna i przyjazna dla środowiska. 

Chcesz wiedzieć więcej?  

W naszym kursie Paperless znajdziesz konkretne pytania, które pomogą Ci precyzyjnie zaplanować wdrożenie w Twojej firmie.