Model Paperless. Jak przygotować firmę do cyfrowej wymiany danych? 

KSeF, elektroniczny obieg dokumentów i rosnąca potrzeba sprawniejszej wymiany danych sprawiają, że firmy coraz częściej porządkują swoje procesy. Samo przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej nie oznacza jeszcze automatycznej wymiany danych między systemami. 

Model Paperless pomaga firmom przejść od manualnego obiegu dokumentów do automatycznej wymiany danych między systemami informatycznymi partnerów biznesowych. Dzięki wykorzystaniu standardów GS1 przedsiębiorstwa mogą usprawnić współpracę w całym łańcuchu dostaw, ograniczyć liczbę błędów i przygotować się na dalszą automatyzację procesów. 

Z tego artykułu dowiesz się: 

• dlaczego dokument elektroniczny nie oznacza jeszcze pełnej cyfryzacji procesów, 
• jaką rolę w wymianie danych odgrywają standardy GS1, 
• jakie korzyści może przynieść wdrożenie Modelu Paperless, 
• od czego rozpocząć wdrożenie i gdzie znaleźć materiały pomocnicze. 

Dlaczego dokument elektroniczny nie wystarczy 

Każdego dnia między producentami, dostawcami a odbiorcami przepływają zamówienia, awiza dostaw, dokumenty magazynowe i faktury. Coraz częściej przekazuje się je elektronicznie, ale nie oznacza to jeszcze, że wymiana danych odbywa się automatycznie. 

W wielu firmach pracownicy nadal przepisują informacje z jednego systemu do drugiego, porównują dokumenty i wyjaśniają rozbieżności. To wydłuża obsługę dostaw, zwiększa ryzyko błędów i generuje dodatkową pracę. Samo zastąpienie dokumentu papierowego dokumentem elektronicznym eliminuje papier, ale nie eliminuje ręcznej pracy. Plik nadal trzeba otworzyć, sprawdzić i wprowadzić dane do systemu. 

Model Paperless pozwala uporządkować ten proces. Nie ogranicza się jednak do cyfryzacji dokumentów, ale tworzy spójny sposób wymiany danych między partnerami biznesowymi. Przykładowo dane z zamówienia mogą zostać wykorzystane przy przygotowaniu dostawy, awizacji transportu, przyjęciu towaru i wystawieniu faktury. Nie trzeba ich za każdym razem wpisywać od nowa.

Paperless wymaga współpracy wszystkich partnerów 

Cyfryzacja procesów w jednym przedsiębiorstwie nie wystarczy, jeśli jego partnerzy biznesowi przekazują dane w inny sposób. 

Model Paperless opracowano z myślą o współpracy wielu firm w jednym łańcuchu dostaw. Jego celem nie jest jedynie uporządkowanie dokumentów wewnątrz jednej organizacji, lecz także stworzenie wspólnego sposobu wymiany informacji między wszystkimi uczestnikami procesu. 

Aby automatyczna wymiana danych była możliwa, producent, dostawca, przewoźnik, centrum logistyczne i odbiorca muszą rozumieć przekazywane informacje w taki sam sposób. Właśnie dlatego tak ważną rolę odgrywają globalne standardy GS1. 

Dlaczego standardy GS1 są podstawą modelu Paperless 

Standardy GS1 zapewniają wspólny sposób identyfikacji produktów, lokalizacji czy jednostek logistycznych. Dzięki temu różne systemy informatyczne mogą poprawnie odczytywać i przetwarzać te same dane. 

W praktyce wykorzystuje się jednoznaczne identyfikatory: 

• GTIN (Globalny Numer Jednostki Handlowej) – do identyfikacji produktów, 
• GLN (Globalny Numer Lokalizacyjny) – do identyfikacji lokalizacji, np. siedziby firmy, magazynu lub miejsca dostawy, 
• SSCC (Seryjny Numer Jednostki Logistycznej) – do identyfikacji jednostek logistycznych, np. palet. 

W efekcie producent, przewoźnik, centrum logistyczne i odbiorca korzystają z tych samych identyfikatorów. Nie ma znaczenia, z jakiego systemu ERP czy systemu magazynowego korzysta każda z firm – dane zachowują to samo znaczenie na każdym etapie procesu. 

Same identyfikatory produktów i lokalizacji nie wystarczą jednak do automatycznej wymiany danych. Potrzebny jest również spójny sposób przekazywania informacji między systemami partnerów. 

Jak wygląda wymiana danych w modelu Paperless 

W modelu Paperless wykorzystuje się EDI (Elektroniczną Wymianę Danych). Pozwala ona na automatyczne przekazywanie ustandaryzowanych komunikatów elektronicznych bez konieczności ręcznego przepisywania informacji. 

Zamiast przesyłać dokumenty mailowo lub drukować je na potrzeby kolejnych etapów realizacji zamówienia, firmy wymieniają między swoimi systemami ustandaryzowane komunikaty elektroniczne. 

Mogą to być m.in.: 

• zamówienia, 
• awiza dostawy, 
• potwierdzenia przyjęcia towaru, 
• faktury. 

Komunikaty EDI mają określoną strukturę, dlatego system odbiorcy automatycznie rozpoznaje poszczególne informacje i może wykorzystać je w dalszym procesie. Dzięki temu dane nie muszą być ponownie wprowadzane do kolejnych systemów. 

Co zyskuje firma dzięki modelowi Paperless 

Korzyści z wdrożenia zależą od rodzaju działalności i zakresu realizowanych procesów, jednak model Paperless może pomóc: 

• skrócić czas obsługi zamówień i dostaw, 
• ograniczyć liczbę błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych, 
• usprawnić współpracę z partnerami biznesowymi, 
• zmniejszyć koszty obsługi dokumentów, 
• przygotować firmę do dalszej automatyzacji procesów. 

Model Paperless pozwala również przedsiębiorstwom dostosować się do zmian zachodzących w otoczeniu biznesowym. Coraz większego znaczenia nabierają: KSeF, elektroniczne dokumenty transportowe (np. e-CMR) oraz wymagania dotyczące identyfikowalności produktów. Firmy coraz częściej potrzebują uporządkowanych i wiarygodnych danych, które mogą wykorzystać m.in. w procesach raportowania ESG. 

Dzięki ograniczeniu dokumentacji papierowej i uporządkowaniu przepływu danych firmy mogą łatwiej rozwijać cyfrowe procesy. 

Jak rozpocząć wdrożenie 

Nie należy zmieniać wszystkich procesów jednocześnie. 

Wiele firm rozpoczyna od uporządkowania danych podstawowych oraz wdrożenia standardowych identyfikatorów GS1. Kolejnym krokiem jest zastosowanie etykiety logistycznej GS1 i elektronicznej wymiany informacji o dostawach. Dopiero później można rozszerzyć rozwiązania na kolejne procesy, np. potwierdzenia przyjęcia. 

Takie etapowe podejście ułatwia zarządzanie zmianą, ogranicza ryzyko błędów wdrożeniowych i pozwala stopniowo rozwijać współpracę z partnerami biznesowymi. 

Warto również określić, jak będzie mierzony efekt wdrożenia. Pomocne mogą być wskaźniki takie jak czas obsługi dostawy, liczba rozbieżności w dokumentach czy udział dokumentów lub procesów obsługiwanych automatycznie. 

Jak wdrażać model Paperless?   – Akademia Cyfryzacji GS1 Polska

Sprawdź, ile Twoja firma może zyskać 

Każda firma działa inaczej, dlatego korzyści z wdrożenia modelu Paperless mogą się różnić. 

Zanim rozpoczniesz projekt, warto sprawdzić, jaki wpływ może mieć model Paperless na procesy w Twojej organizacji. Pomocnym narzędziem jest Kalkulator korzyści Paperless. Pozwala on oszacować potencjalne korzyści wynikające z wdrożenia, m.in. wpływ na czas obsługi dokumentów, koszty procesów oraz zużycie papieru. Dzięki temu łatwiej ocenisz, które obszary warto objąć automatyzacją w pierwszej kolejności i od czego rozpocząć zmiany w swojej firmie. 

Chcesz dowiedzieć się więcej 

Jeśli planujesz wdrożenie modelu Paperless lub chcesz lepiej zrozumieć, jak działa cyfrowa wymiana danych, skorzystaj z przygotowanych materiałów: 

• założenia modelu Paperless,  
• Kalkulator korzyści Paperless, dzięki któremu oszacujesz potencjalne korzyści dla firmy,  
• bezpłatny kurs „Paperless w łańcuchach dostaw”, z którego dowiesz się, jak krok po kroku zorganizować wdrożenie modelu. 

Dzięki tej wiedzy łatwiej zaplanujesz kolejne działania i unikniesz wielu błędów już na początku wdrożenia.