KSeF: czym jest i od kiedy zacznie obowiązywać 

Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma do wystawiania i odbierania faktur drogą elektroniczną. System wkrótce stanie się obowiązkowy, choć nie znamy konkretnego terminu. Jak się do niego przygotować? Tłumaczymy w naszym artykule. 

Z tego wpisu dowiesz się: 

• czym jest Krajowy System e-Faktur, 
• jakie korzyści przynosi wprowadzenie systemu w firmie, 
• od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy, 
• jak przygotujesz się do wdrożenia systemu. 

26 kwietnia 2024 roku minister finansów Andrzej Domański ogłosił, że trzeba stworzyć nową strukturę dla obowiązkowego systemu KSeF. Ministerstwo Finansów przeprowadziło również dodatkowe konsultacje z przedsiębiorcami, które ujawniły wiele technicznych problemów z systemem.  

Przedsiębiorcy w Polsce mogą dobrowolnie korzystać z KSeF od 1 stycznia 2022 roku.  

Resort zaproponował dwie daty wprowadzenia obowiązkowego systemu:  

• od 1 lutego 2026 roku – dla firm z roczną sprzedażą przekraczającą 200 mln zł,  
• od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych podatników VAT.  

Marcin Łoboda, wiceminister finansów i szef Krajowej Administracji Skarbowej, zapewnił, że firmy, które już dostosowują swoje systemy księgowe, nie będą musiały zaczynać prac od początku.   

Konsultacje przedsiębiorców z Ministerstwem Finansów trwają.  

Czym jest KSeF? 

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy internetowej. Faktury są przechowywane w centralnej bazie danych dostępnej dla podatników i organów podatkowych. Krajowy System e-Faktur ma zastąpić tradycyjne faktury papierowe czy PDF i wprowadzić jednolity standard fakturowania w Polsce. Ma być zgodny z europejskimi wytycznymi i ułatwiać wymianę handlową między krajami UE. 

Korzyści z wdrożenia KSeF 

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur jest korzyścią dla podatników oraz pracowników administracji podatkowej. Jednak jeszcze więcej pożytku przynosi połączenie systemu e-faktur ze standardami GS1, takimi jak EDI. Oto niektóre z nich: 

• Większa efektywność i bezpieczeństwo procesów fakturowania. Jeśli zastosujesz system faktur ustrukturyzowanych ze standardami GS1, np. EDI, możesz automatycznie i bezbłędnie komunikować się z partnerami biznesowymi. Nie musisz już martwić się, że zgubisz lub uszkodzisz faktury. Twoje dokumenty są chronione przed nieuprawnionym dostępem i modyfikacją. Zyskujesz też lepszą kontrolę i nadzór nad transakcjami podatkowymi. 
• Łatwiejsza integracja i wymiana handlowa. Masz dostęp do faktur w dowolnym momencie i miejscu. Szybciej uporasz się z rozliczeniami i rozpatrzysz ewentualne reklamacje. KSeF i EDI są również zgodne z europejskimi standardami e-faktur, co usprawni transakcje między krajami UE. 
• Większa jakość i wydajność procesów biznesowych. Odbieranie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych jest szybsze, łatwiejsze i tańsze niż w przypadku tradycyjnych dokumentów. Ponadto KSeF i EDI wspomagają zarządzanie łańcuchem dostaw, poprawiają dostępność i rotację towarów. 

Od kiedy musisz stosować faktury ustrukturyzowane? 

KSeF miał być obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku dla większości czynnych podatników VAT, z wyjątkiem niektórych grup zwolnionych. Jednak Ministerstwo Finansów ogłosiło 19 stycznia br., że termin ten zostanie przesunięty. Powodem są błędy w funkcjonalności i wydajności systemu. W najbliższym czasie urzędnicy rozpiszą przetarg na zewnętrzny audyt systemu. Ministerstwo pracuje nad usunięciem usterek, a także nad ustaleniem nowego terminu pełnego wdrożenia KSeF. Obecnie podatnicy mogą korzystać z systemu faktur elektronicznych dobrowolnie. 

Jak możesz przygotować się do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur? 

Termin obowiązkowego wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur nie jest jeszcze sprecyzowany. Ministerstwo podkreśla jednak, że system jest potrzebny i zintensyfikuje prace nad nim. Warto już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia go w swojej działalności. 

• Zarejestruj się na platformie KSeF. Aby korzystać z KSeF, musisz tam podać swoje dane, takie jak NIP, adres e-mail, numer telefonu. Rejestracja jest bezpłatna i niezobowiązująca. Po rejestracji otrzymasz login i hasło do logowania się na platformie. Wtedy możesz rozpocząć korzystanie z systemu. 
• Zapoznaj się z interfejsem i funkcjonalnościami systemu. Platforma KSeF ma być intuicyjna i łatwa w obsłudze. Możesz na niej wystawiać i odbierać swoje faktury ustrukturyzowane oraz sprawdzać ich status. Inne funkcje to m.in. import i eksport danych, integracja z systemami księgowymi, powiadomienia e-mail i SMS, raporty i statystyki, itp. 
• Dostosuj swoje procesy fakturowania. Jeśli chcesz korzystać z KSeF, musisz dostosować swoje procesy fakturowania do nowych wymagań. Faktury ustrukturyzowane wymagają niezbędnych danych, tj. numeru NIP, numeru referencyjnego, daty wystawienia, kwoty netto, stawki i kwoty VAT, itp. Pamiętaj, że faktury ustrukturyzowane wystawiane przez KSeF są wiążące i nie możesz ich anulować ani zmieniać. Błąd lub niezgodność oznacza, że musisz wystawić korektę lub notę obciążeniową. 
• Skorzystaj ze standardów GS1 Polska. Aby Twoje fakturowanie było jeszcze sprawniejsze i łatwiejsze, możesz skorzystać ze standardów GS1 Polska, takich jak kod GTIN czy kod GLN. Umożliwiają one jednoznaczną identyfikację towarów, usług, lokalizacji. Dzięki kontroli prawidłowości danych, wyeliminujesz niejasności i błędy. Kody GTIN oraz GLN możesz umieszczać w polach referencyjnych na fakturach wystawianych przez system. Możesz także przedstawić je w formie kodów kreskowych lub kodów 2D, które można skanować za pomocą smartfonów lub czytników.