KSeF: czym jest i od kiedy zacznie obowiązywać 

Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma do wystawiania i odbierania faktur drogą elektroniczną. System wkrótce stanie się obowiązkowy. Jak się do niego przygotować? Tłumaczymy w naszym artykule. 

Z tego wpisu dowiesz się: 

• czym jest Krajowy System e-Faktur, 
• jakie korzyści przynosi wprowadzenie systemu w firmie, 
• od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy, 
• jak przygotujesz się do wdrożenia systemu. 

Aktualizacja

11 kwietnia 2025 roku pojawił się projekt regulacji dotyczących obowiązkowego KSeF. Znamy już daty wejścia w życie i szereg zmian, które przyniosły konsultacje publiczne w 2024 roku.

Od kiedy będzie obowiązywał?

• Przedsiębiorcy w Polsce mogą dobrowolnie korzystać z KSeF od 1 stycznia 2022 roku. 
• 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla największych podatników
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych
• Co jeszcze przynoszą nowe przepisy?
• Nowe kryteria wejścia w życie (wartość sprzedaży za 2024, nie 2025)
• Odroczenie wybranych obowiązków (np. numer KSeF w przelewach)
• Wyłączenia dla najmniejszych podatników do końca 2026 r.
• Sankcje dopiero od 1 stycznia 2027 r.
• Potwierdzenie zasad dodawania załączników i faktur konsumenckich
• Harmonogram publikacji dokumentacji technicznej – FA(3), API 2.0, Aplikacja Podatnika
• Zasady działania trybu offline24
• Podniesienie limitu zwolnienia podmiotowego z VAT do 240 tys. zł

Rok wcześniej, 26 kwietnia 2024 roku minister finansów Andrzej Domański ogłosił, że trzeba stworzyć nową strukturę dla obowiązkowego systemu KSeF. Ministerstwo Finansów przeprowadziło również dodatkowe konsultacje z przedsiębiorcami, które ujawniły wiele technicznych problemów z systemem.  

Resort zaproponował dwie daty wprowadzenia obowiązkowego systemu:  

• od 1 lutego 2026 roku – dla firm z roczną sprzedażą przekraczającą 200 mln zł,  
• od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych podatników VAT.  

Marcin Łoboda, wiceminister finansów i szef Krajowej Administracji Skarbowej, zapewnił, że firmy, które już dostosowują swoje systemy księgowe, nie będą musiały zaczynać prac od początku.   

Konsultacje przedsiębiorców z Ministerstwem Finansów trwają.  

Czym jest KSeF? 

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy internetowej. Faktury są przechowywane w centralnej bazie danych dostępnej dla podatników i organów podatkowych. Krajowy System e-Faktur ma zastąpić tradycyjne faktury papierowe czy PDF i wprowadzić jednolity standard fakturowania w Polsce. Ma być zgodny z europejskimi wytycznymi i ułatwiać wymianę handlową między krajami UE. 

Korzyści z wdrożenia KSeF 

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur jest korzyścią dla podatników oraz pracowników administracji podatkowej. Jednak jeszcze więcej pożytku przynosi połączenie systemu e-faktur ze standardami GS1, takimi jak EDI. Oto niektóre z nich: 

• Większa efektywność i bezpieczeństwo procesów fakturowania. Jeśli zastosujesz system faktur ustrukturyzowanych ze standardami GS1, np. EDI, możesz automatycznie i bezbłędnie komunikować się z partnerami biznesowymi. Nie musisz już martwić się, że zgubisz lub uszkodzisz faktury. Twoje dokumenty są chronione przed nieuprawnionym dostępem i modyfikacją. Zyskujesz też lepszą kontrolę i nadzór nad transakcjami podatkowymi. 
• Łatwiejsza integracja i wymiana handlowa. Masz dostęp do faktur w dowolnym momencie i miejscu. Szybciej uporasz się z rozliczeniami i rozpatrzysz ewentualne reklamacje. KSeF i EDI są również zgodne z europejskimi standardami e-faktur, co usprawni transakcje między krajami UE. 
• Większa jakość i wydajność procesów biznesowych. Odbieranie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych jest szybsze, łatwiejsze i tańsze niż w przypadku tradycyjnych dokumentów. Ponadto KSeF i EDI wspomagają zarządzanie łańcuchem dostaw, poprawiają dostępność i rotację towarów. 

Od kiedy musisz stosować faktury ustrukturyzowane? 

KSeF miał być obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku dla większości czynnych podatników VAT, z wyjątkiem niektórych grup zwolnionych. Jednak Ministerstwo Finansów przesunęło ten termin. Powodem były błędy w funkcjonalności i wydajności systemu. Ministerstwo pracuje nad usunięciem usterek, a także nad ustaleniem nowego terminu pełnego wdrożenia KSeF. Obecnie podatnicy mogą korzystać z systemu faktur elektronicznych dobrowolnie. Planowany termin wdrożenia to 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych

Jak możesz przygotować się do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur? 

Termin obowiązkowego wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur nie jest jeszcze sprecyzowany. Ministerstwo podkreśla jednak, że system jest potrzebny i zintensyfikuje prace nad nim. Warto już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia go w swojej działalności. 

• Zarejestruj się na platformie KSeF. Aby korzystać z KSeF, musisz tam podać swoje dane, takie jak NIP, adres e-mail, numer telefonu. Rejestracja jest bezpłatna i niezobowiązująca. Po rejestracji otrzymasz login i hasło do logowania się na platformie. Wtedy możesz rozpocząć korzystanie z systemu. 
• Zapoznaj się z interfejsem i funkcjonalnościami systemu. Platforma KSeF ma być intuicyjna i łatwa w obsłudze. Możesz na niej wystawiać i odbierać swoje faktury ustrukturyzowane oraz sprawdzać ich status. Inne funkcje to m.in. import i eksport danych, integracja z systemami księgowymi, powiadomienia e-mail i SMS, raporty i statystyki, itp. 
• Dostosuj swoje procesy fakturowania. Jeśli chcesz korzystać z KSeF, musisz dostosować swoje procesy fakturowania do nowych wymagań. Faktury ustrukturyzowane wymagają niezbędnych danych, tj. numeru NIP, numeru referencyjnego, daty wystawienia, kwoty netto, stawki i kwoty VAT, itp. Pamiętaj, że faktury ustrukturyzowane wystawiane przez KSeF są wiążące i nie możesz ich anulować ani zmieniać. Błąd lub niezgodność oznacza, że musisz wystawić korektę lub notę obciążeniową. 
• Skorzystaj ze standardów GS1 Polska. Aby Twoje fakturowanie było jeszcze sprawniejsze i łatwiejsze, możesz skorzystać ze standardów GS1 Polska, takich jak kod GTIN czy kod GLN. Umożliwiają one jednoznaczną identyfikację towarów, usług, lokalizacji. Dzięki kontroli prawidłowości danych, wyeliminujesz niejasności i błędy. Kody GTIN oraz GLN możesz umieszczać w polach referencyjnych na fakturach wystawianych przez system. Możesz także przedstawić je w formie kodów kreskowych lub kodów 2D, które można skanować za pomocą smartfonów lub czytników.