Czym jest system EDI?
28 listopada 2022 (Last updated: 23 października 2024)
Przekazywanie informacji znajdujących się w dokumentach handlowych czasem bywa problematyczne. System EDI GS1 umożliwia łatwiejszą, elektroniczną wymianę danych. Poza tym pozwala zoptymalizować wiele procesów i zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów.
Dzięki Electronic Data Interchange (EDI), czyli elektronicznej wymianie danych, można tworzyć cyfrowe powiązania między informacjami a fizycznym przepływem towarów lub usług. Dzięki EDI możliwa jest pełna cyfryzacja dokumentów handlowych i wykorzystanie możliwości, jakie niesie ze sobą przejście na biuro bez papieru.
Czym jest i jak działa EDI?
System EDI GS1 Polska pozwala przesyłać dane między sieciami handlowymi bez ingerencji człowieka. Elektroniczna wymiana danych prowadzi do optymalizacji pracy systemów informatycznych. Za pomocą EDI można przesyłać:
- dane informacyjne,
- dane transakcyjne,
- dane finansowe,
- komunikaty transportowe.
Dane, które mogą być przetwarzane w ten sposób, muszą przede wszystkim mieć odpowiednią strukturę. Polskie firmy najczęściej korzystają z możliwości systemu EDI w zakresie zamówień elektronicznych i faktur.
W 2024 roku e-faktury, czyli najpopularniejsze formaty dokumentów elektronicznych, zaczęły podlegać pod Krajowy System e-Faktur – KSeF.
Zalety elektronicznej wymiany danych
Elektroniczna wymiana danych (EDI) oferuje wiele zalet dla firm, które zdecydują się na jej wdrożenie. Poza zoptymalizowanymi procesami wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, system EDI umożliwia także automatyzację procesów handlowych, co znacząco zwiększa wydajność operacyjną. Dzięki temu, firmy mogą szybciej i dokładniej przetwarzać dane, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania informacji. To z kolei prowadzi do oszczędności czasu i redukcji błędów, co jest kluczowe w skutecznej wymianie handlowej.
Kolejną istotną korzyścią jest poprawa relacji z partnerami biznesowymi. EDI umożliwia szybkie i efektywne komunikowanie się, co pozwala na budowanie silniejszych i bardziej zaufanych relacji. Partnerzy mogą liczyć na terminowe i precyzyjne informacje, co sprzyja lepszej współpracy.
Nie można również zapomnieć o aspekcie bezpieczeństwa. EDI zapewnia bezpieczne przesyłanie danych, co redukuje ryzyko utraty lub naruszenia informacji. Dzięki temu, firmy mogą być pewne, że ich dane są chronione na każdym etapie wymiany.
Zastosowanie systemu EDI – możliwe rozwiązania
W ramach Akademii Cyfryzacji GS1 Polska staramy się proponować sprawdzone narzędzia i usługi, dzięki którym cyfryzacja firmy jest skuteczna. W ramach wdrożenia EDI możesz zastosować następujące rozwiązania, które pozwolą Ci wyeliminować papier i wprowadzić dokumenty elektroniczne:
- Editel,
- SAFE, czyli System Archiwizacji Faktur Elektronicznych,
- Comarch EDI,
- Infinite EDI,
- DiCentral Managed Services.
Elektroniczna wymiana dokumentów to szansa na rozwój dla wielu firm. Systemy EDI mają zastosowanie w całym łańcuchu dostaw. Wybór narzędzi działających w ramach standardu EDI GS1 pozwala zoptymalizować proces potwierdzenia zamówień, zautomatyzować przesyłanie danych pomiędzy systemami a w konsekwencji zwiększyć wydajność w całej firmie.
Więcej o tym, jakie korzyści w łańcuchu dostaw przynosi elektroniczna wymiana danych EDI, pisaliśmy w artykule „EDI w łańcuchu dostaw: korzyści z transportu bez papieru”.
Wdrożenie i zarządzanie EDI
Jeśli szukasz sposobu na to, żeby cyfryzacja firmy wpłynęła na zwiększenie efektywności w obszarze logistyki, sprawdź proponowane przez nas sprawdzone narzędzia i usługi, w tym systemy elektronicznej wymiany danych – EDI GS1. To jeden ze standardów, na które chętnie decyduje się wielu przedsiębiorców, szczególnie tych działających w handlu.
Wdrożenie i zarządzanie systemem EDI wymaga starannego planowania i przygotowania. Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniego systemu EDI, który będzie najlepiej odpowiadał potrzebom firmy.
Kolejnym etapem jest konfiguracja. System EDI należy dostosować go do specyficznych wymagań firmy, aby zapewnić jego efektywne działanie. Ważne jest również, aby przeszkolić personel w obsłudze nowego systemu. Szkolenie powinno obejmować aspekty techniczne i praktyczne, aby pracownicy byli w stanie w pełni wykorzystać możliwości EDI.
Monitorowanie i zarządzanie systemem EDI to kluczowe elementy, które zapewniają jego efektywne działanie. Regularne sprawdzanie i aktualizowanie systemu pozwalają na szybkie reagowanie na ewentualne problemy i optymalizację procesów. Dzięki temu, firmy mogą cieszyć się pełnymi korzyściami, jakie niesie ze sobą elektroniczna wymiana danych.
Zacznij od zbadania swojej dojrzałości cyfrowej!
Zanim jednak wdrożysz konkretne rozwiązania, warto określić, na jakim poziomie jest dojrzałość cyfrowa Twojej firmy. Diagnoza logistyczna pomoże ustalić, nad którymi z obszarów trzeba najbardziej popracować. Dzięki dostępowi do narzędzi dla biznesu oraz szerokiej bazy wiedzy wprowadzisz swoją firmę na zupełnie inny poziom rozwoju.
Zobacz również inne wpisy:
