Elektroniczny dokument WZ: jak to działa? 

Niska efektywność łańcucha dostaw powoduje duże straty dla sieci handlowych oraz ich dostawców. Pomocny może się okazać cyfrowy dokument WZ.  

Samochody dostawcze spędzają kilka godzin dziennie, czekając na rozładunek do magazynów. Wynika to przede wszystkim z dużej liczby papierowych dokumentów. Rozwiązaniem może być cyfrowa wersja dokumentu wydania zewnętrznego (WZ). Takie rozwiązanie pozwala na wyeliminowanie obiegu części fizycznych dokumentów: jest szybsze, oszczędza czas oraz obniża koszty wysyłki i przyjęcia dostawy, a także zdecydowanie zmniejsza zużycie papieru. Już ponad połowa uczestników Systemu GS1 Polska oczekuje masowego wdrożenia elektronicznych dokumentów handlowych, w tym dokumentu WZ. 

Czym jest e-dokument WZ? 

Polskie przepisy obligują przedsiębiorców zajmujących się sprzedażą towarów do prowadzenia gospodarki magazynowej. Jednym z jej elementów są dokumenty WZ. Stanowią dowód wydania materiałów lub towarów z magazynu na zewnątrz, np. na rzecz kontrahenta. 

Elektroniczna wersja takiego dokumentu może z powodzeniem zastąpić tradycyjne, papierowe dokumenty WZ.  Funkcję elektronicznej „wuzetki” może spełniać komunikat EDI – awizo dostawy (DESADV), który w połączeniu z etykietą logistyczną GS1 (z numerem SSCC) usprawni proces przepływu informacji dotyczących awizacji dostaw i realizacji zamówień. W ten sposób można ograniczyć tradycyjny obieg papierowych dokumentów i zwiększyć efektywność realizacji dostaw. 

Zastosowanie standardowych komunikatów elektronicznej wymiany dokumentów porządkuje obieg danych i pozwala na dalszą automatyzację procesu przetwarzania danych w obiegach biznesowych. 

Paperless: e-dokumenty przyśpieszają procesy w łańcuchu dostaw 

Pomysł na dokumentację logistyczną bez papieru wywodzi się z procesu order to cash (O2C). GS1 Polska jako pierwsza organizacja w Europie opracowała długofalowy i kompleksowy projekt zastąpienia dokumentów papierowych takich jak zamówienie, WZ, PZ czy faktura komunikatami elektronicznymi. Papierowy dokument WZ można zastąpić komunikatem „awizo dostawy” DESADV, który jest częścią rozwiązania Paperless, bazującego na elektronicznej wymianie danych (Electronic Data Interchange, EDI). Rozwiązanie pozwala bezpośrednio powiązać fizyczny przepływ towarów z informacjami, które ich dotyczą. Dzięki Paperless poszczególne strony transakcji wymieniają dokumenty handlowe i logistyczne w postaci standardowych komunikatów elektronicznych bezpośrednio pomiędzy systemami komputerowymi, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Eksperci GS1 rozszerzyli O2C o komunikaty transportowe (między innym e-CMR), co sprawia, że model Paperless umożliwia pełną rezygnację z papierowych dokumentów na każdym etapie łańcucha dostaw. 

Elektroniczny dokument WZ: polscy dostawcy stawiają na cyfryzację łańcucha dostaw 

W połowie 2022 roku spółki Fresh Logistics Polska (Grupa Raben), Lactalis Polska i Jeronimo Martins Polska (sieć Biedronka) wdrożyły pierwszą fazę modelu Paperless. Skupiły się w niej na uproszczeniu procesu dostaw towarów od producenta do odbiorcy przy wykorzystaniu standardów GS1. Przyniosło to konkretne korzyści: czas przyjęcia dostaw skrócił się o 44%, a w rezultacie spadek kosztów obsługi dostaw sięgnął 38%. 

Na wdrożenie komunikatu DESADV wraz z etykietą logistyczną GS1 zdecydowała się także Grupa Żywiec. Partnerem wdrożenia została sieć MAKRO Cash & Carry. Gdy e-dokumenty zastąpiły tradycyjny, papierowy obieg, czas obsługi rozładunku w magazynie sieci MAKRO skrócił się do 40%. Udało się też zredukować o 61% całkowity czas pobytu kierowcy oczekującego na podjęcie rozładunku. Grupa Żywiec zwiększyła dzięki temu rotację samochodów o 48% i uwolniła je do realizacji kolejnych zleceń. Producent zmniejszył też nakład pracy związanej z obsługą procesu i przepływem dokumentacji w procesie O2C o 25% w przeliczeniu na etat. 

Dokument WZ? Bez papieru, bez kłopotów! 

Dokument WZ w wersji cyfrowej stanowi innowacyjne rozwiązanie w obszarze logistyki B2B, dzięki czemu pomaga skutecznie zarządzać łańcuchem dostaw. Eliminacja papierowych dokumentów WZ na rzecz elektronicznego awiza dostawy pozwala przyśpieszyć procesy logistyczne, oszczędza czas oraz obniża koszty wysyłki i koszty przyjęcia. To efektywne rozwiązanie, które stawia na cyfryzację łańcucha dostaw, przynosząc wymierne korzyści dla wszystkich partnerów biznesowych.  

Dzięki zaawansowanemu projektowi Paperless od GS1, który bazuje na elektronicznej wymianie danych, sieci handlowe oraz ich dostawcy zdają się być coraz bardziej skłonni do przyjęcia tej nowoczesnej formy dokumentacji. To pozwala im osiągnąć realne korzyści w postaci skrócenia czasu obsługi dostaw i redukcji kosztów operacyjnych. O Paperless przeczytasz więcej tutaj: Paperless – korzyści i rozwiązania dla twojego biznesu.