Paperless – korzyści i rozwiązania dla Twojego biznesu

Czym jest podejście paperless i jakie korzyści zapewni Twojej firmie jego wdrożenie?

Półki uginające się pod stosem teczek i skoroszytów. Tysiące kartek papieru zalegające gdzieś w biurze. Brakujące strony dokumentów, które w powszechnym rozgardiaszu nigdy nie zostaną odnalezione. To szara, biurowa codzienność, którą zna większość z nas. Czasy się jednak zmieniają, a wraz z nimi panujące standardy. Podejście paperless jest tego znakomitym przykładem, a trend wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest na tyle wyraźny, że nie można go dłużej ignorować. Zarówno z przyczyn ekologicznych, jak i wymiernych korzyści płynących z ograniczenia zużycia papieru w firmie. Na czym to wszystko polega i jakie możliwości daje paperless? Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Co to jest podejście paperless?

Zacznijmy zatem od początku. Czym właściwie jest podejście paperless? Najprościej rzecz ujmując, jest to dążenie do wyeliminowania papierowej dokumentacji z firmy. Powodów, dla których warto podjąć się tego rozwiązania, jest wiele. Ograniczenie zużycia papieru przede wszystkim ma ogromne znaczenie dla środowiska. Im mniejsze bowiem na niego zapotrzebowanie, tym bardziej ograniczona jest wycinka lasów.

Paperless zyskał na popularności zwłaszcza podczas pandemii COVID-19 i związanym z nią przejściem na zdalny tryb pracy. Ze względu na prowadzenie tradycyjnego obiegu dokumentów (w papierowej wersji), wyzwaniem stało się utrzymanie ciągłości biznesu. Podpis elektroniczny już wtedy był standardem, jednak okazał się niewystarczający. Digitalizacja dokumentów stanowiła odpowiedź na ówczesne potrzeby firm i okazało się, że wraz z nią pojawił się cały szereg nowych możliwości.

Samo pojęcie paperless pojawiło się już w drugiej połowie lat 70. XX wieku. Dosyć nieśmiało snuto wtedy wizje o usprawnieniu prowadzenia księgowości i porządkowania dokumentacji. Dzisiaj rzecz jasna, po upływie bagatela połowy stulecia, można zrobić o wiele więcej. Elektroniczny obieg dokumentów sprawia bowiem, że takie czynności jak kontrola wprowadzonych w nich zmian oraz tego, kto i kiedy je przeglądał, jest nie tylko możliwa, ale również prosta.

Zużycie papieru a digitalizacja dokumentów w firmie. Jakie korzyści płyną z zastosowania podejścia paperless?

Wyjaśniliśmy sobie już, czym jest samo paperless. Czas przejść zatem do korzyści dla biznesu, jakie płyną z wprowadzenia tego podejścia w życie. Na dobry początek wymieńmy te absolutnie podstawowe:

1. Przyspieszenie przetwarzania informacji oraz usprawnienie procesu ich obiegu i wymiany
2. Większy i lepszy nadzór nad wszystkimi procesami zachodzącymi wewnątrz organizacji
3. Oszczędność środków związanych z przechowywaniem i przetwarzaniem papierowych dokumentów
4. Możliwość uwolnienia dodatkowych wewnętrznych zasobów firmy
5. Redukcja czasu pracy wraz z jej ułatwieniem, co umożliwia przeniesienie sił na inne obszary funkcjonowania firmy
6. Ograniczenie formalności związanych z prowadzeniem dokumentacji firmy

To oczywiście tylko niektóre z najbardziej wymiernych benefitów, które niesie ze sobą cyfryzacja obiegu dokumentów w zgodzie z podejściem paperless. Jednakże nie wolno przecież zapominać o sprawach środowiskowych.

Agencja Ochrony Środowiska Stanów Zjednoczonych (EPA) szacuje, że każdego dnia pracy biura zużywają około 0,91 kg różnych papierowych produktów. Wśród nich są przede wszystkim wspominane już wielokrotnie dokumenty, ale przecież nie tylko. To także papierowe teczki, koperty, tekturowe opakowania i inne. 0,91 kg może nie działać aż tak na wyobraźnię, więc aby to lepiej zwizualizować, wspomnimy tylko, że jest to odpowiednik 182 kartek A4.

To ogromne zapotrzebowanie. Aby mu sprostać, trzeba niestety poważnie zanieczyścić środowisko. Jak bardzo? Specjaliści zwracają szczególną uwagę na 3 następujące zagrożenia:

1. Zanieczyszczenie powietrza — aby wytworzyć tyle papieru wraz z tuszami i tonerami do drukarek, trzeba wyemitować znaczne ilości dwutlenku azotu (NO₂), siarki (SO₂) oraz węgla (CO₂)
2. Zanieczyszczenie wody — wspomniany azot wraz z fosforem zwiększają ryzyko eutrofizacji zbiorników wodnych, co prowadzi do intensywnego zapachu i zabarwienia wody, a także powstawania w niej warunków beztlenowych
3. Zatrucie lotnymi i toksycznymi związkami organicznymi

Przejście na elektroniczny obieg dokumentów może mieć więc nie tylko wpływ na poprawę kondycji środowiska, w którym żyjemy. Firmy, które się na taki zabieg zdecydują, zyskają też w oczach konsumentów, którym dobro naszej planety leży na sercu.

Paperless a przepisy prawa i inne przeszkody

Wszystko to sprawia, że cyfrowe rozwiązania są co najmniej godne rozważenia. Niestety do pełnej digitalizacji dokumentów jeszcze daleka droga. Rozwiązania zgodne z podejściem paperless napotykają bowiem wiele problemów natury prawnej. Tajemnicą poliszynela jest, iż obowiązujące obecnie przepisy są przestarzałe. To znacząco utrudnia lub w ekstremalnych przypadkach wręcz uniemożliwia całkowite odejście od papierowej dokumentacji.

Na całe szczęście ustawodawca już od pewnego czasu rozszerza dostępny zakres możliwości. W jakich sytuacjach firmy mogą, a wręcz już muszą korzystać z elektronicznych form prowadzenia dokumentacji? Kwalifikowane formy podpisu elektronicznego są np. konieczne podczas przygotowania sprawozdań finansowych. Nie obejdzie się bez nich również wtedy, gdy dokonujemy zgłoszeń w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych. Wszelkie postępowania o udzielenie zamówień publicznych nie ruszą z miejsca bez cyfrowej wersji dokumentów. Co być może jednak najistotniejsze, dokument posiadający kwalifikowany podpis elektroniczny został zrównany w skutkach z ich pisemną formą na gruncie Kodeksu cywilnego.

Ustawodawca systematycznie wprowadza również możliwości zastosowania nowoczesnych rozwiązań na poziomie funkcjonowania organizacji biznesowych. Dzięki temu digitalizacja dokumentacji pozwala już także na usprawnienie tych procesów dotyczących relacji z klientem.

Przepisy prawa nie są jednak jedynym hamulcowym tempa zmian. Inne problemy to np.:

1. Rosnące koszty sprzętu komputerowego i jego oprogramowania
2. Brak jednolitego standardu w kwestii formatu plików
3. Przyzwyczajenia do tradycyjnej formy prowadzenia dokumentacji
4. Brak świadomości w zakresie bezpieczeństwa danych w sieci i strach przed cyberzagrożeniami
5. Ryzyko tymczasowego spadku wydajności podczas przechodzenia na nowe rozwiązania
6. Brak umiejętności do obsługi narzędzi oraz programów

Narzędzia do użycia w celu cyfryzacji procesów, ułatwienia pracy i oszczędności czasu

GS1 Polska wychodzi naprzeciw nowym trendom i panującym standardom. Rozwiązania paperless to nowoczesne i odpowiedzialne podejście do biznesu, które bez problemu może zostać wdrożone w Twojej firmie.