Czym jest system ERP i jaką rolę odgrywa w planowaniu zasobów przedsiębiorstwa?

Bez automatyzacji procesów biznesowych zarządzanie całym przedsiębiorstwem nie jest optymalne. Z całą pewnością opłaca się zatem poszukania sposobu na to, aby sprawnie koordynować wszelkie procesy. Nieodzowny staje się w tym aspekcie system ERP, czyli oprogramowanie zdolne do integracji procesów logistycznych. Czym on jest, do czego służy i czy warto po niego sięgnąć? Wszystkiego dowiesz się z niniejszego artykułu!

System ERP — co to jest?

System ERP (z ang. Enterprise Resources Planning) to oprogramowanie, dzięki któremu można w kompleksowy sposób zarządzać przedsiębiorstwem. Jak sama nazwa wskazuje, ERP służy do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Co to dokładnie znaczy?

Pod tym terminem kryje się wiele różnych aspektów, które obejmuje system ERP. To przede wszystkim zarządzanie i kontrola najważniejszych aktywów firmy. Z drugiej strony, to także nadzór nad kluczowymi procesami w niemal każdym jej obszarze. Tymi obszarami są np. księgowość, sprzedaż, zaopatrzenie, kadry, finanse, produkcja czy magazyn przedsiębiorstwa.

Jednakże najważniejszą cechą systemu ERP jest praca na jednej bazie danych. To zasadnicza kwestia. Dzięki temu bowiem dane wprowadzane w jednym obszarze działalności firmy są natychmiastowo widoczne dla innych użytkowników.

Oznacza to, że np. dane wprowadzane do systemu w obszarze handlu są dostępne dla pracownika z działu księgowego czy produkcji. To ogromna wartość dla całej organizacji, znacznie ułatwiająca jej funkcjonowanie.

Skąd wziął się system ERP?

Wiemy już, co to znaczy ERP. Warto jednak mieć też świadomość tego, skąd ten system w ogóle się wziął. Dość powiedzieć, że pierwsze tego rodzaju systemy pojawiły się już zaraz po II wojnie światowej. Były to tzw. systemy MRP (Material Requirements Planning), które są protoplastą ERP.

Pierwszy taki MRP opracowany został w 1964 roku, po czym od razu wdrożono go w firmie Black and Decker. W tamtym czasie komputeryzacja postępowała błyskawicznie, tak więc w 1980 r. na fali tego trendu MRP używało już ok. 8000 firm.

Rzecz jasna ówczesne systemy MRP nie były nawet blisko tego, co oferują dzisiaj ERP. Jednakże z perspektywy dostępnych kilkadziesiąt lat temu możliwości, to było naprawdę coś. Programy MRP pozwalały użytkownikom określić poziom przewidywanych dostaw oraz zapotrzebowanie na niezbędne do wykonania produktów materiały (tzw. BOM).

Wszystko to w oparciu o aktualny stan zapasów przedsiębiorstwa. Oprogramowania klasy MRP dynamicznie rozwijały się aż do lat 90. Wtedy to pojawiła się na rynku nowa generacja komputerów, które posiadały znacznie większą moc obliczeniową.

Tym samym pozwalały one na koordynowanie większą ilością danych, co wprost przełożyło się na większe możliwości dla firm. Od teraz mogły one zarządzać każdym aspektem swojej działalności w sposób holistyczny, całościowy.

Tak właśnie narodził się system ERP, który umożliwił dokładnie to — kompleksową kontrolę z jednoczesną integracją wszystkich działań.

Obecnie (na skutek błyskawicznego rozwoju technologii chmurowych oraz powszechnego dostępu do internetu) udało się osiągnąć jeszcze wyższy poziom zarządzania zasobami. Współczesne aplikacje, zamiast kontaktować się z jedną bazą danych, komunikują się z główną bazą całego systemu ERP.

Dzisiejszy system ERP klasy 4.0 zazwyczaj jest więc bogatym zestawem wielu bardzo specjalistycznych aplikacji i modułów. Stanowią one jedną całość, a to ogromny atut ERP.

ERP to system integrujący wszystkie procesy firmy.

Do czego służy system planowania zasobów przedsiębiorstwa?

Najważniejszym zadaniem każdego systemu ERP jest ujednolicenie rozwiązań technologicznych i informatycznych. To sposób na uporządkowanie wszystkich zachodzących w firmie procesów, a także przejęcie nad nimi pełnej kontroli.

Za pomocą ERP można kontrolować następujące obszary działalności:

Zarządzanie zasobami
Rozliczanie zasobów w celu uzyskania maksymalnej efektywności
Optymalizacja zapasów magazynowych oraz kosztów
Usprawnienie komunikacji dzięki przyspieszeniu wymiany informacji

Wszystko to z kolei przekłada się na:

Sprawniejszą pracę w organizacji
Lepsze planowanie działalności, np. zamówień lub produkcji
Uniknięcie wielokrotnego wprowadzania danych czy wykonywania tych samych czynności
Ograniczenie liczby popełnianych błędów
Poprawę jakości obsługi klienta
Usprawnienie finansów i księgowości firmy
Spełnienie wymogów księgowych, prawnych i podatkowych

Co więcej, współczesne systemy ERP znacząco wpływają na komfort wykonywanej pracy. Jest tak, ponieważ do systemu można dostać się z różnych urządzeń. ERP dostępny jest z przeglądarki internetowej, telefonu, kolektora danych, tabletu albo przemysłowego panelu dotykowego.

ERP mogą być także zintegrowane z pakietem Office. Żadnego problemu nie stanowią eksport i import danych z Excela, dostęp do informacji z poziomu skrzynki pocztowej czy samo wysyłanie maili. Systemy te łatwo też skanują oraz rozpoznają dokumenty, a także umożliwiają pracę w wielu językach.

Standardy GS1 w systemach ERP — zalety i korzyści dla przedsiębiorstwa

Nie dziwi zatem fakt, że system ERP ma wiele korzyści z wdrożenia oraz całą paletę zalet dla biznesu. Co konkretnie zyskają przedsiębiorstwa, decydując się na wdrożenie go? Przede wszystkim:

Obniżą koszty działalności — dzięki automatyzacji mechanicznych i powtarzających się czynności, wdrożenie systemu ERP wpłynie na obniżenie kosztów pracy oraz kosztów materiałowych (co wynika z precyzyjnego planowania produkcji)
Zaoszczędzą czas — czas przeznaczony na takie czynności, jak kompletacja materiałów w magazynie, realizacja zamówień, ewidencja dokumentów czy przygotowanie odpowiednich raportów skróci się od 25% do nawet 90%
Będą szybciej podejmowały decyzje — osoby podejmujące decyzje o kierunku rozwoju przedsiębiorstwa zyskają dostęp do pełnej wiedzy o stanie firmy. Dzięki dostępnym modułom BI i prognozom dotyczącym przyszłości będą oni w stanie podejmować trafne i odpowiedzialne decyzje. System dostarczy im dane przedstawione w przystępnej formie, co oznacza, że nie będą już musieli samodzielnie interpretować cząstkowych zestawów, ani ich szukać. Wszelkie raporty, diagramy i zestawienia będą na wyciągnięcie ręki.
Poprawią i skontrolują jakość usług — gromadzenie i proste przeszukiwanie danych firmy o preferencjach klientów, zamówieniach i historii kontaktów może znacząco wpłynąć na ich obsługę. Podobnie jest z poprawą jakości usług i wytworzonych produktów dzięki szczegółowym analizom statystyk poszczególnych partii towarów.
Zwiększą efektywność działań — oceny pracownicze, pomiary czasu pracy oraz poziomu satysfakcji powodują zwiększenie efektywności pracowników. System ERP umożliwi planowanie produkcji i optymalnego obiegu pracy oraz zadań nad ważnymi umowami czy projektami. Zagwarantuje też nieocenione wsparcie dla działu sprzedaży dzięki wykorzystaniu oceny potencjału klientów (moduł CRM).
Uzyskają łatwiejszy dostęp do informacji — system ERP daje możliwość szybkiego odnalezienia kluczowych informacji o zamówieniach, kosztach, sprzedaży, lokalizacji towaru w magazynie, przestojach towarów, statusie umowy oraz wynikach. Wszystkie te dane następnie przejrzyście zaprezentuje. Dostęp do nich bez przeszkód może uzyskać także klient firmy. Integracja z aplikacjami mobilnymi sprawia, że może odbywać się to bez ograniczeń w czasie i przestrzeni.
Zautomatyzują i ujednolicą procedury — to bardzo ważne, aby mieć uporządkowane procedury w firmie. W ten sposób można zażegnać ryzyko związane np. z zachowanymi nieaktualnymi wzorcami postępowań.
Zoptymalizują procesy produkcyjne — o ile nie da się w pełni wyeliminować wszystkich błędów, na pewno można to zrobić z pomyłkami powtarzalnymi. I tutaj system ERP przychodzi z pomocą, szczególnie w firmach produkcyjnych. Eliminuje on bowiem wszystkie przestoje na linii i związane z nimi straty.
Poprawią bezpieczeństwo danych — system jest w stanie ograniczyć dostęp do dokumentów osobom niepowołanym. Wszystko za sprawą ich cyfryzacji. Co więcej, cyfrowa baza danych daje pewność, że wszystkie dokumenty pozostaną wewnątrz firmy nawet po zmianie kadry pracowniczej.
Zoptymalizują stany magazynowe — dzięki ERP można zrezygnować z ograniczonych przestrzeni magazynowych, które są nierentowne.

Systemy ERP dostarczane przez naszych Partnerów mają jeszcze dodatkową zaletę — są zgodne ze standardami GS1. Dzięki temu zapewniają jeszcze lepszą obsługę identyfikacyjną i komunikacyjną, usprawniając operacje w łańcuchach dostaw bez względu na branżę.

Przykłady zastosowania systemu ERP w poszczególnych branżach

Handel detaliczny — przeszedł ogromną transformację. Elektroniczne kanały sprzedaży połączyły się z innymi, więc samoobsługowe procesy wyszukiwania, konfiguracji, zakupu i wysyłki wymagają dobrej integracji danych. Pomaga w tym system ERP, który uczestniczy również w zmniejszeniu liczby porzucanych transakcji i zwiększa średnią wartość zamówień.
Branża usługowa — księgowość, IT, inżynieria, podatki, obsługa prawna oraz inne usługi doradcze. Oprogramowanie ERP pozwala znaleźć równowagę między świadczeniem usług a dbaniem o sytuację finansową firmy.
Przedsiębiorstwa użyteczności publicznej — są zmuszone do ciągłego dokonywania przeglądu środków trwałych. Dzięki temu mogą przystąpić do realizacji przyszłego zapotrzebowania i wymiany starzejących się zasobów. System ERP sprawia, że są w stanie priorytetowo traktować odpowiednie inwestycje i ograniczyć ryzyko wystąpienia błędu.

Kiedy wdrożyć system ERP?

Gdy pojawia się myśl o wdrożeniu systemu ERP do firmy, niedługo po niej następuje kolejna — kiedy jest na to dobry moment? Kiedy i w jakiej sytuacji należy się zdecydować na taki ruch i postawić na konkretne oprogramowanie? Wymieńmy najczęstsze powody, dla których przedsiębiorcy decydują się na wdrożenie systemu ERP.

Niewydajne dotychczasowe oprogramowanie w firmie

Bardzo często zdarza się tak, że programy, którymi obecnie dysponuje przedsiębiorstwo, nie nadążają za jego rozwojem. Z reguły stare oprogramowanie oferuje jedynie podstawowe funkcjonalności, co niejako zmusza do wykonywania pewnych czynności ręcznie. To czytelny znak, że należy poszukać czegoś lepszego, co spełni rosnące oczekiwania firmy.

Ręczne zarządzanie wieloma procesami w firmie

Ten aspekt łączy się z poprzednim. Jeżeli obecne oprogramowanie skutecznie blokuje bądź hamuje automatyzację procesów, warto zerknąć w kierunku ERP. Dzięki przechowywaniu wszystkich danych w jednej bazie, przepływ informacji w całej organizacji będzie jak najbardziej możliwy.

Wysokie koszty magazynowania

Nie będzie kontrowersyjnym stwierdzenie, że zarządzanie zasobami i materiałami jest jednym z najtrudniejszych aspektów optymalizacji działalności firmy. Wszystko z tego względu, iż należy znaleźć odpowiedni balans pomiędzy zapewnieniem dostępności zasobów, a utrzymaniem kosztów magazynowania na racjonalnym poziomie.

W monitorowaniu stanów magazynowych wydatnie pomoże system ERP, wyposażony w zaawansowane technologie (na czele z AI). Tak wyposażony, będzie w stanie monitorować stan magazynowy i prognozować zapotrzebowanie na przyszłość.

Utrata kontroli nad płynnością finansową

Zarządzanie finansami przedsiębiorstwa to absolutnie kluczowa sprawa. W każdej organizacji zatem niezbędne jest narzędzie, które pozwoli na optymalną obsługę zobowiązań i należności. Kolejny raz, nieodzowny będzie w tym przypadku odpowiedni ERP, wyposażony w moduł finansowy.

Takie możliwości systemu pozwolą nie tylko na wykonywanie wszystkich procesów finansowych. Dzięki niemu dział zajmujący się finansami będzie współpracował z innymi w prosty sposób.

Brak dostępu do rzetelnych informacji

Rozwiązania proponowane przez wiele programów biznesowych nie zawsze są optymalne z punktu widzenia zbierania danych. Otóż bardzo często nie gromadzą one wszystkich informacji. W konsekwencji raportowanie jest dużo trudniejsze.

Jest tak zwłaszcza jeżeli dane rozproszone są po wielu różnych bazach. W takiej sytuacji wdrożenie systemu ERP będzie bardzo dobrym pomysłem. Wszystkie informacje są tam ze sobą zintegrowane i przetwarzane w jednym miejscu. Eliminuje to problem duplikacji.

Tego rodzaju programy są oczywiście wyposażone w moduły przeznaczone do analizy przechowywanych informacji i raportowania.

Firma się rozwija i chce wykonać kolejny krok

Gdy firma dynamicznie się rozwija, warto zawczasu pomyśleć o jej przyszłej strukturze. Bez odpowiedniego systemu informatycznego ewentualny krok naprzód może być co najmniej utrudniony, a najprawdopodobniej wręcz niemożliwy.

Wdrożenie systemu ERP bardzo pomoże całej organizacji taki krok wykonać. Wesprze on organizację w zarządzaniu całym przedsiębiorstwem. Nie trzeba się rzecz jasna rzucać od razu na głęboką wodę. Wraz z rozwojem firmy można dostosowywać posiadany system wedle własnych potrzeb.

Wiele błędów pojawiających się w przedsiębiorstwie

Niewydajne narzędzia mogą narobić więcej szkody niż pożytku. Nie należy zatem opierać o nie zarządzanie całą organizacją. Prędzej czy później doprowadzą one bowiem do chaosu, z którego nieubłaganie rodzą się błędy.

Błędy te z kolei nieuchronnie prowadzą do wyższych kosztów przy jednoczesnym obniżeniu jakości obsługi klientów. To ostatecznie wiedzie do ich utraty. Można temu jednak zapobiec, decydując się na ERP.

System ten pozwoli na uporządkowanie wszelkich procesów i ich monitorowanie. Większa kontrola ogranicza liczbę popełnianych potknięć. Można je bowiem łatwo zidentyfikować, a następnie wyeliminować.

Transformacja cyfrowa firmy

Decyzja o wdrożeniu ERP powinna zostać podjęta także podczas przeprowadzania cyfrowej transformacji organizacji. Jeżeli jest ona istotnym elementem strategii, system ERP pomoże w jej realizacji.

Czym się kierować podczas wyboru systemu ERP?

Kiedy już decyzja odnośnie wdrożenia ERP w firmie zostanie podjęta, należy zastanowić się, jakie rozwiązanie będzie dla nas najlepsze. Warto zatem kierować się podczas wyboru kilkoma istotnymi kwestiami.

Po pierwsze i najważniejsze, przedsiębiorstwo musi mieć świadomość celów, które chce osiągnąć decydując się na konkretny system. W zależności od branży cele będą się od siebie znacząco różniły.

To właśnie na podstawie określonych celów wybierać będziemy konkretne funkcjonalności systemu dla naszego biznesu. Muszą one bowiem wspomóc organizację w ich osiąganiu.

Z tego względu nie należy przykładać największej wagi do podstawowych funkcji każdego systemu ERP. Moduły do sprzedaży, produkcji, księgowości i płac są ważne, ale to od tych bardziej wyspecjalizowanych możliwości powinno się uzależniać wybór.

Kolejną istotną kwestią jest wszechobecna dostępność do internetu i technologii mobilnych. Ważne jest, aby system umożliwiał zbieranie zamówień pracownikom, którzy operują w terenie.

Podobnie wygląda to w przypadku magazynierów kompletujących zamówienia za pomocą terminali przenośnych czy kadry zarządzającej, która akceptuje wnioski zdalnie za pomocą smartfonów.

Przede wszystkim warto kierować się jedną zasadą — im mniej integracji, tym większa gwarancja poprawnej pracy całego systemu. Dotyczy to zarówno bezpieczeństwa danych, jak i niższych kosztów użytkowania.

Nie należy też zapominać o tym, że wybór systemu ERP to decyzja podejmowana co najmniej raz na dekadę. Kompletność oferty będzie więc kluczowym czynnikiem. Dobrze, aby system wyposażony był w narzędzia klasy WMS, DMS, BI, HZ, Mobile i B2B.

Zainteresowany systemem powinien więc dostarczyć dostawcy informacje na temat tego, jak działa firma i z czym ma problemy. Ważne jest też to, jakie są jej oczekiwania. Na tej podstawie dostawca powinien dopasować ofertę do potrzeb. Od tego zależała będzie cena konkretnego systemu.

Przed wyborem systemu warto dobrze przygotować się do jego wdrożenia.

Jak przygotować się do wdrożenia oprogramowania ERP?

Przed wdrożeniem systemu ERP trzeba się do niego dobrze przygotować. Cały proces składa się z kilku etapów. Są to: analiza przedwdrożeniowa, testy oraz start systemu, a na końcu opieka serwisowa. Trzeba też pamiętać o tym, że okres wprowadzania systemu to czas pełen wyzwań dla inwestora.

Jak zatem się do tego wszystkiego przygotować? Zawsze miej na względzie następujące aspekty.

Dowiedz się, czego oczekujesz od systemu ERP

Świadomość własnych oczekiwań i potrzeb względem oprogramowania jest tutaj kluczowa. Formułując je, należy zwrócić uwagę na wszystkie elementy, które w przyszłości miałby obsłużyć i usprawnić ERP.

Podczas implementacji ważne jest, aby odszukać wszystkie zdarzenia, które występują w organizacji na co dzień oraz tych, które pojawiają się cyklicznie.

Nie warto kierować się wyłącznie liczbą dostępnych funkcji. O wiele bardziej opłaca się wybranie tych, które faktycznie są potrzebne do rozwoju firmy. Dobrze jest dobrać odpowiednie komponenty w taki właśnie sposób.

Przygotuj się na zmiany struktury firmy

Wprowadzenie systemu ERP to nieubłagane zmiany w strukturze organizacji. Nierzadko też w całej kulturze organizacyjnej. Przystępując do implementacji, warto mieć świadomość, które procesy wymagają optymalizacji.

Duża w tym rola osób zarządzających projektem. Wszyscy pracownicy firmy powinni być też świadomi tego, w jakim celu wprowadzany jest dane oprogramowanie. Dzięki temu nie podejdą oni negatywnie do nowego rozwiązania i większej ilości pracy, którą trzeba przeznaczyć na wdrożenie go.

Weź pod uwagę perspektywy rozwoju

Sama implementacja nowego oprogramowania powinna być solidnie zaplanowana jako długofalowy proces. Z tego powodu najlepiej wprowadzać system ERP etapami.

Nie powinno się podejmować żadnych decyzji pochopnie. Szczególnie istotna w tym wszystkim jest analiza możliwości rozwoju, które da wybrane oprogramowanie. System musi się więc rozwijać razem z firmą. W tym celu konieczne jest, aby był on skalowalny.

System ERP na serwerze czy w chmurze dostawcy?

Nowoczesne systemy ERP mogą być umieszczone na serwerach dostawcy. Dzięki temu można obniżyć początkowe koszty oprogramowania, a posiadanie własnego serwera nie jest konieczne. Prace wdrożeniowe nie będą się dłużyły i dostęp do programu będzie mobilny.

Co jednak najważniejsze — takie rozwiązanie znacząco wpływa na poziom bezpieczeństwa danych. Z tego powodu system ERP przechowywany w chmurze jest obecnie najpopularniejszy.