Cyfrowe dane produktowe – jak uporządkować informacje o produktach?

Sprawny handel omnichannel wymaga pewnych i ustrukturyzowanych danych o produktach. Zobacz, jak wdrożenie standardów GS1 porządkuje dane produktowe i ułatwia ich wykorzystanie przez dostawców, sieci handlowe, klientów końcowych oraz algorytmy sztucznej inteligencji.

Jakość danych o produktach bezpośrednio wpływa na sprawność procesów biznesowych, decyzje zakupowe oraz wizerunek marki. Gdy informacje są rozproszone, rośnie ryzyko błędów i problemów z ich aktualizacją. To, jak dane produktowe wpływają na doświadczenie klienta, widać szczególnie w sprzedaży wielokanałowej. Według badań Syndigo z 2024 roku aż 73% konsumentów ocenia markę gorzej, gdy informacje o jej produktach są niepełne lub nieprawidłowe.

Czym są cyfrowe dane produktowe?

Cyfrowe dane produktowe to zestaw informacji opisujących produkt, które można przetwarzać i udostępniać w systemach informatycznych. Obejmują one zarówno podstawowe parametry, jak i szczegółowe dane logistyczne czy wymagania regulacyjne.

Na dane produktowe składają się:

identyfikatory: numer GTIN (identyfikator produktu zakodowany m.in. w kodzie EAN/UPC), nazwa, marka, klasyfikacja produktu,
atrybuty sprzedażowe: opisy, zdjęcia, materiały graficzne, treści marketingowe,
specyfikacja techniczna i skład: wymiary, masa, zawartość netto, składniki, alergeny, dane bezpieczeństwa,
dane logistyczne i regulacyjne: informacje o opakowaniu, wymiary logistyczne, parametry magazynowe oraz dane wymagane przez przepisy lub oczekiwane przez partnerów handlowych (np. związane z ESG, EUDR, PPWR czy przyszłymi paszportami cyfrowymi produktów – DPP).

Zakres potrzebnych danych zależy od roli w łańcuchu dostaw. Innych informacji potrzebuje system magazynowy, innych sieć handlowa, a jeszcze innych – agent AI rekomendujący produkty użytkownikowi.

Najczęstsze problemy z danymi produktowymi w firmach

W wielu organizacjach dane są gromadzone latami z różnych źródeł, co prowadzi do ich rozproszenia w systemach ERP, arkuszach Excel, plikach PDF, wiadomościach e-mail czy lokalnych dyskach poszczególnych działów. Bez jednego wiarygodnego źródła danych trudno zachować kontrolę nad informacjami o produkcie.

Brak pojedynczego źródła danych generuje konkretne wyzwania:

ręczne przepisywanie danych między systemami, np. PIM (Product Information Management), ERP (Enterprise Resources Planning), WMS (Warehouse Management System), a w rezultacie ryzyko pomyłek,
błędy w opisach oraz niezgodności parametrów technicznych w różnych kanałach,
opóźnienia w aktualizacji asortymentu i wprowadzaniu nowych produktów na rynek,
trudności w integracji i wymianie informacji z partnerami handlowymi,
ograniczona widoczność produktów w wyszukiwarkach internetowych, narzędziach AI i nowoczesnych systemach rekomendacyjnych.

Cyfryzacja to nie tylko zapisanie parametrów w pliku. To przede wszystkim przyjęcie spójnego wzorca danych, który określa, jak te informacje przechowywać, aktualizować i udostępniać. Dzięki temu łatwiej zachować spójność danych niezależnie od systemu, w którym są wykorzystywane.

Centralizacja danych produktowych w jednym uporządkowanym środowisku zwiększa dostępność danych dla wszystkich działów i partnerów, którzy z nich korzystają. Ułatwia także zarządzanie aktualizacjami, kontrolę jakości oraz szybkie udostępnianie informacji w wielu kanałach sprzedaży.

Modele danych produktowych – Akademia Cyfryzacji GS1

Globalny Model Danych GS1 (GDM) – wspólny standard informacji o produktach

Global Data Model (GDM) to globalny standard opracowany przez GS1, który ujednolica opis produktów za pomocą precyzyjnie zdefiniowanych atrybutów (np. GTIN, masa, wymiary, skład). GDM sprawia, że dostawcy, dystrybutorzy, sieci handlowe, aplikacje sklepowe oraz cyfrowi asystenci interpretują te same dane w identyczny sposób.

Jak działa i co obejmuje GDM?

Model łączy wymogi globalne z lokalnymi. Składa się z atrybutów:

globalnych – uniwersalnych dla każdego rynku (np. numer GTIN),
branżowych – uwzględniających specyfikę danej kategorii (np. alergeny w żywności),
regionalnych i lokalnych – dostosowanych do przepisów prawnych danego kraju.

GDM współpracuje z innymi rozwiązaniami ekosystemu GS1, takimi jak GDSN (Globalna Sieć Synchronizacji Danych), GS1 Web Vocabulary, kody QR z GS1 Digital Link oraz standard EPCIS, który służy do wymiany danych o zdarzeniach w łańcuchu dostaw.

Ukończ kurs e-learningowy na temat Globalnego Modelu Danych GS1, aby dowiedzieć się:

Dlaczego Globalny Model Danych jest niezbędny dla sprzedawców detalicznych i właścicieli marek?
Czym jest Globalny Model Danych i jak działa?
Jak przygotować się do pomyślnego wdrożenia?

Globalne Modele Danych – Akademia Cyfryzacji GS1 Polska

Dane produktowe w sprzedaży omnichannel i logistyce

W modelu omnichannel ten sam produkt trafia do sklepów stacjonarnych, sklepów internetowych, aplikacji mobilnych oraz na platformy marketplace (takie jak Amazon, Allegro, Empik, eBay czy Kaufland). W każdym z tych kanałów odbiorca powinien otrzymać spójne i aktualne informacje.

Globalny Model Danych GS1 pomaga:

poprawić jakość danych o produktach,
szybciej wprowadzać produkty na rynek,
zmniejszyć liczbę błędów,
usprawnić współpracę z partnerami handlowymi,
lepiej przygotować dane wymagane przez ESG, EUDR, PPWR i DPP.

Uporządkowane i ustandaryzowane dane produktowe mogą wspierać różne procesy operacyjne:

Sprzedaż na platformach marketplace i w kanałach wykorzystujących AI: poprawne identyfikatory produktów (GTIN) oraz kompletne dane produktowe zwiększają widoczność ofert, ułatwiają ich publikację i wspierają działanie algorytmów wyszukiwania oraz rekomendacji.
Współpraca z sieciami handlowymi: spójne dane i prawidłowo oznaczone jednostki handlowe oraz logistyczne usprawniają przyjęcie towaru, ograniczają liczbę błędów i przyspieszają procesy operacyjne.
Integracja systemów (ERP/PIM/WMS): unikalny GTIN ułatwia synchronizację danych między systemami i umożliwia automatyzację procesów biznesowych.
Optymalizacja procesów logistycznych i sprzedaży: dostęp do aktualnych i wiarygodnych danych przyspiesza kompletację zamówień, zarządzanie magazynem oraz obsługę sprzedaży.
Fakturowanie i obsługa klienta: eliminacja błędów związanych z wysyłką nieprawidłowego wariantu produktu przekłada się na mniej reklamacji i sprawne wystawianie dokumentów sprzedaży.

eProdukty – narzędzie do weryfikacji i porządkowania bazy

Samo przechowywanie danych w formie cyfrowej nie gwarantuje ich jakości. Dlatego coraz większego znaczenia nabierają wiarygodne źródła informacji, które umożliwiają weryfikację i uzupełnianie danych produktowych. Jednym z takich rozwiązań jest eProdukty – oficjalny katalog produktowy GS1 Polska, zasilany bezpośrednio przez producentów i właścicieli marek.

Dzięki integracji z eProdukty firmy mogą porównywać własne dane z informacjami pochodzącymi od właścicieli identyfikatorów GTIN, ograniczać ryzyko błędów oraz zwiększać jakość danych wykorzystywanych w procesach biznesowych.

Jak eProdukty pomagają weryfikować dane produktowe?

[Systemy wewnętrzne firmy (ERP/PIM)] ──> (Integracja API/Plik) ──> [Baza eProdukty GS1] ──> [Weryfikacja GTIN, AI i autoryzowane dane]

W bazie eProdukty można:

zweryfikować poprawność numerów GTIN (EAN) i danych producenta,
porównać własną bazę danych i uzupełnić brakujące parametry,
wyszukiwać produkty oraz uzyskać wgląd w autoryzowane dane dostawców,
zrobić masowy eksport danych do plików lub bezpośrednią integrację przez API (umożliwia wykorzystanie przez systemy AI).

Jak zacząć porządkowanie danych produktowych?

Globalny Model Danych GS1 pomaga określić, jakimi atrybutami opisać produkt w danej kategorii. Jeśli Twoja firma zarządza rozbudowanym asortymentem, zacznij od tych 3 kroków:

Przeprowadź audyt danych:
Sprawdź, gdzie obecnie przechowujesz informacje o produktach (ERP, pliki Excel, PIM), czy są kompletne i jak często pojawiają się w nich błędy.
Zweryfikuj kody GTIN:
Użyj platformy eProdukty, aby upewnić się, że identyfikatory GTIN przypisane do Twojego asortymentu są unikalne, poprawne i powiązane z właściwymi producentami.
Wdróż Globalny Model Danych (GDM):
Dopasuj strukturę swoich kart produktowych do standardu GS1, określając wymagane atrybuty dla swoich kategorii.

Skontaktuj się z GS1 Polska, aby dowiedzieć się więcej o wdrożeniu Globalnego Modelu Danych i przygotować swoją firmę na nowe wymagania rynkowe, regulacyjne oraz wyzwania ery AI.