Paperless, czyli zrównoważony rozwój firmy  

Zrównoważony rozwój to nie tylko korzyści dla środowiska, ale również dla biznesu. Łączenie standardów GS1 pozwala zwiększyć wydajność pracy człowieka i oszczędzić cenne zasoby naturalne. Rozwiązania paperless, które uwalniają łańcuch dostaw od „papierologii” wprowadziły już między innymi: sieć Biedronka czy operator logistyczny Colian Logistic.  

System GS1 to uzgodniony w skali całego świata zbiór standardów identyfikacyjnych i komunikacyjnych stosowanych w łańcuchach dostaw. Służą do identyfikowania i gromadzenia danych oraz wymieniania się nimi z partnerami biznesowymi. Standardy GS1 oszczędzają czas, eliminują błędy ludzkie i pozwalają optymalnie zarządzać zapasami. W ten sposób pomagają prowadzić firmę z dbałością o człowieka i środowisko. Potwierdzają to uczestnicy Systemu GS1. W roku 2022 aż 73% z nich odpowiedziało, że globalny język biznesu w postaci standardów GS1 pomaga im prowadzić biznes w sposób bardziej zrównoważony (Raport wpływu GS1, „Mały kod, wielka moc”, 2022). 

Skala korzyści płynących ze standardów zwiększa się, im więcej rozwiązań je wykorzystuje. Tak właśnie działa model Paperless od GS1 – łączy cyfrowe komunikaty EDI (bazujące na standardzie GS1) oraz etykiety logistyczne GS1. Paperless pozwala całkowicie zastąpić dokumenty papierowe ich wersją cyfrową – i to w całym łańcuchu dostaw – oraz zwiększyć poziom automatyzacji. Elektroniczny obieg dokumentacji handlowej i transportowej to nie tylko zysk dla firmy, ale także i dla planety. 

Paperless – korzyści i rozwiązania 

Przepisy prawa a paperless 

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie to nie tylko krok w stronę nowoczesności, ale także wyzwanie związane z bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami prawa. Każda firma, która decyduje się na wyeliminowanie papierowej dokumentacji, musi zadbać o to, by elektroniczne podpisywanie dokumentów, ich przechowywanie czy archiwizacja były zgodne z prawem. 

Paperless: sprawniejsza logistyka dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów 

Na terytorium Unii Europejskiej rocznie nadal wykorzystuje się ok. 200 mln sztuk papierowych dokumentów samych listów przewozowych. Stanowią one wąskie gardło procesu, ponieważ są narażone nie tylko na zagubienie, ale także na błędy. Tylko jedna czwarta kierowców uważa stosowany obecnie list przewozowy CMR za czytelny. Jeszcze mniej – za aktualny, tylko ok. 20% (za: Polski Instytut Transportu Drogowego). Blisko połowa kierowców przyznała, że na uzupełnienie tradycyjnego CMR czeka od 15 do 30 minut, co znacznie wydłuża proces i przekłada się na realne straty po stronie przewoźników. 

Eksperci szacują, że gdy elektroniczny obieg dokumentów zastąpi tradycyjny list przewozowy, w całej branży TSL (w skali Europy) może to przynieść oszczędności wynoszące ok. 60% kosztów administracyjnych (czyli ok. 600 mln euro rocznie). Co więcej, dokumenty elektroniczne pozwolą skrócić czas pracy człowieka o 75-102 mln godzin pracy rocznie (odpowiednik 36-49 tys. pełnych etatów). 

Do tego dochodzi oszczędność w postaci ok. 180-900 tys. drzew rocznie oraz ograniczenie emisji CO₂ o ok. 60 tys. ton rocznie, co odpowiada oszczędnościom związanym z kosztami zewnętrznymi w wysokości 3,5 mln euro rocznie. I to tylko dzięki wprowadzeniu wersji elektronicznej zaledwie jednego dokumentu związanego z dostawą! 

KSeF – obowiązkowa cyfryzacja faktur w Polsce 

Postępująca cyfryzacja dokumentów w biznesie nie wynika już wyłącznie z potrzeby optymalizacji procesów, lecz coraz częściej także z wymogów regulacyjnych. Jednym z najważniejszych przykładów jest Krajowy System e-Faktur (KSeF). 

System ten wzmacnia bezpieczeństwo i transparentność rozliczeń, zapewnia jednolity format dokumentów oraz automatyczne archiwizowanie faktur. Jednocześnie wpisuje się w trend digitalizacji dokumentów i jest istotnym krokiem w kierunku modelu paperless. 

KSeF od 2026 roku. Co musisz wiedzieć?  – Akademia Cyfryzacji GS1 Polska 

Bez papieru u liderów: Paperless w Biedronce i Colian Logistic 

Ujednolicenie przepływu informacji pomiędzy wszystkimi partnerami w łańcuchu dostaw to ogromna oszczędność przede wszystkim czasu, ale także środków. To dlatego na opcję Paperless zdecydowała się sieć Biedronka, która do wdrożenia w pierwszej kolejności zaprosiła dostawcę wyrobów mlecznych – grupę Lactalis. Wdrożone rozwiązanie umożliwia automatyczne przyjęcie dostawy, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych do systemu. Dzięki Paperless sieć Biedronka poprawiła sprawność przyjęcia pojedynczej dostawy od Lactalis aż o 44%. Dzięki automatyzacji procesu przyjęć towaru w magazynie spadł również wskaźnik kosztów obsługi dostawy – o 38%. Grupa Lactalis również skorzystała z wdrożenia w ramach modelu Paperless, ponieważ usprawnił on proces fakturowania i rozliczenia między partnerami. 

Tymczasem firma Colian Logistic zdecydowała się pilotażowo uruchomić elektroniczny list przewozowy (e-CMR). Colian jako producent i operator logistyczny musiał mieć pewność, że wdrożenie e-CMR nie wpłynie negatywnie na jego działalność. Firmie zależało na zapewnieniu odpowiedniej dostępności towaru i efektywności w całym łańcuchu dostaw, a także na zarządzaniu zapasem w całym łańcuchu dostaw wspólnie z partnerami biznesowymi. 

Pierwsze testy realizowano w ramach grupy Colian na trasie Polska – Anglia. Zleceniodawcą była firma Colian, operatorem logistycznym – Colian Logistic, a odbiorcą – Colian UK. Aby cały proces przebiegał bez przeszkód, wszystkie podmioty w łańcuchu dostaw wykorzystały platformę Trans Assist – partnera technologicznego projektu. Koordynatorem wdrożenia było GS1 Polska, ponieważ standardy GS1 służą do jednoznacznej identyfikacji poszczególnych elementów na dokumencie e-CMR. 

Paperless: współpraca standardów GS1 na rzecz środowiska  

Podejście Paperless w firmie to nie tylko sposób na usprawnienie procesów biznesowych, ale także na działanie proekologiczne. Dzięki eliminacji klasycznych dokumentów firma zmniejsza poziom zużycia papieru, co wpływa na mniejsze zużycie drewna i mniejszą emisję gazów cieplarnianych.  Przekłada się także na zmniejszenie kosztów związanych z zakupem papieru, tonerów oraz magazynowaniem dokumentów. 

Wdrożenie elektronicznej wymiany danych i digitalizacja dokumentów umożliwia firmom lepsze zarządzanie obiegiem dokumentów oraz efektywną i bezpieczną wymianę informacji. Polityka „bez papieru” pozwala też skrócić czas potrzebny do obsługi poszczególnych procesów. Odciąża także pracowników i zapewnia im większy komfort pracy.  

Podsumowanie 

Digitalizacja dokumentów i wdrożenie elektronicznego obiegu to realny wkład w ochronę środowiska naturalnego. Wpisuje się w ogólne założenia ochrony środowiska oraz zrównoważonego rozwoju biznesu. Rozwiązanie Paperless od GS1 pozwala nie tylko usprawnić obieg dokumentów i zwiększyć efektywność pracy, ale także budować pozytywny wizerunek firmy odpowiedzialnej społecznie. 

Jeśli rozważasz rezygnację z papieru w swoich procesach, w naszej bazie wiedzy znajdziesz więcej artykułów poświęconych cyfrowym dokumentom, np. „Paperless – korzyści i rozwiązania dla Twojego biznesu”. Jeżeli chcesz przygotować się do wdrożenia Paperless w swojej firmie, zapisz się na szkolenie „Szkolenie: Paperless w łańcuchach dostaw” (więcej informacji na stronie GS1 Polska). Polecamy także sprawdzenie dojrzałości cyfrowej swojej firmy – wypełnij bezpłatną ankietę i zaplanuj dalszy rozwój!