Czy księgowość dla e-commerce wymaga znajomości branży?

W dzisiejszych czasach biznes e-commerce staje się coraz bardziej dynamiczny i konkurencyjny. Dla firm działających w tej branży, prowadzenie efektywnej księgowości może stanowić wyzwanie ze względu na specyfikę transakcji sprzedażowych oraz różnorodność dokumentów. Czy księgowość dla e-commerce wymaga znajomości branży? W tym artykule przyjrzymy się temu, jakie problemy mogą napotkać przedsiębiorcy e-commerce oraz podpowiemy jakie rozwiązania mogą zastosować.

Specyfika obsługi księgowej dla branży e-commerce

Obsługa księgowa dla firm e-commerce różni się znacząco od obsługi tradycyjnych przedsiębiorstw produkcyjnych. Firmy e-commerce generują znacznie większą liczbę dokumentów sprzedażowych, co wiąże się z większą pracochłonnością procesu księgowania. Każda transakcja, czy to sprzedaż do klienta indywidualnego, czy też współpraca z partnerami biznesowymi, generuje osobny dokument sprzedaży, który musi zostać odpowiednio zaksięgowany. Tradycyjne metody ręcznego księgowania są niewystarczające, czasochłonne i mogą generować duże koszty dla firm e-commerce.

Wyzwania w księgowości dla biznesu e-commerce

Z powodu dużej liczby transakcji w e-commerce, różnorodności dokumentów, modeli biznesowych oraz metod płatności, księgowi muszą być w stanie efektywnie zarządzać i zaksięgować duże ilości dokumentów. Nieprawidłowe lub opóźnione zaksięgowanie może prowadzić do błędów w rozliczeniach podatkowych oraz utraty kontroli nad finansami, a co za tym idzie także do ewentualnych kar i odsetek.

W obszarze księgowości dla branży e-commerce pojawia się szereg unikalnych wyzwań, które wymagają wiedzy i doświadczenia w rozliczaniu sprzedaży online. Poniżej omówimy bardziej szczegółowo wybrane cztery obszary wyzwań, z jakimi często muszą zmagać się firmy e-commerce.

1. Płatności przez bramki płatnicze:

Transakcje dokonywane za pomocą bramek płatniczych, takich jak PayPal, Stripe, Amazon Pay, PayU, Przelewy24 czy Tpay wymagają precyzyjnego zidentyfikowania i skojarzenia z odpowiednimi transakcjami sprzedażowymi. Proces ten nie zawsze jest prosty, co stwarza ryzyko błędów księgowych.

· Pierwszym problemem, z którym borykają się przedsiębiorcy, jest konieczność integracji różnych bramek płatniczych z systemem księgowym. O ile większość bramek oferuje możliwość integracji z popularnymi platformami e-commerce, takimi jak WooCommerce czy Shopify, to jednak proces ten może być skomplikowany i czasochłonny. Dodatkowo niektóre bramki płatnicze mogą wymagać dodatkowych opłat za integrację z systemem księgowym, co zwiększa koszty prowadzenia działalności online.

· Kolejnym problemem, z którym muszą zmierzyć się przedsiębiorcy, jest monitorowanie i rozliczanie transakcji dokonywanych przez bramki płatnicze. W przypadku dużej liczby płatności dokonywanych przez różne metody może być trudno śledzić wszystkie transakcje i przyporządkować je odpowiednim zamówieniom. Dodatkowo niektóre bramki płatnicze mogą generować raporty w formatach, które są trudne do zrozumienia i wymagają dodatkowego czasu na przetworzenie.

· Niezwykle istotnym problemem jest również zgodność płatności dokonywanych przez bramki płatnicze z danymi księgowymi. Błędy w rozliczeniach mogą prowadzić do nieprawidłowego ujęcia płatności w księgach, co może skutkować nieprawidłowym rozliczeniem podatkowym lub problemami z audytem. Dodatkowo różnice w kursach walut lub opłaty manipulacyjne pobierane przez bramki płatnicze mogą wpłynąć na dokładność rozliczeń w księgowości.

· Innym problemem, z którym borykają się przedsiębiorcy prowadzący sklepy internetowe, jest ochrona przed oszustwami dokonywanymi za pomocą bramek płatniczych. O ile większość bramek oferuje narzędzia do wykrywania oszustw, to jednak nie zawsze są one wystarczająco skuteczne. W rezultacie przedsiębiorcy mogą być narażeni na straty wynikające z nieautoryzowanych transakcji, co dodatkowo komplikuje proces rozliczeń w księgowości.

Rozliczenie płatności przez bramki płatnicze staje się więc coraz większym problemem dla przedsiębiorców prowadzących sklepy internetowe.

2. Odroczone płatności:

Płatności odroczone to forma dokonywania płatności, w której klient otrzymuje towar lub usługę od razu, ale opłaca ją w późniejszym terminie, zazwyczaj po określonym czasie od daty zakupu. Jest to popularna metoda płatności online np. za pomocą platform Twisto, Klarna, AfterPay, ZipPay, która umożliwia klientom wygodne dokonywanie zakupów bez konieczności natychmiastowej opłaty. Wiąże się to jednak z drugim polem ryzyka, ponieważ płatności odroczone mogą wprowadzić niejasności w rozliczeniach podatkowych, szczególnie gdy klient decyduje się na zwrot produktu po pewnym czasie. W takich przypadkach konieczne jest dokładne wyłapanie wszystkich płatności i transakcji oraz prawidłowe rozliczenie podatków.

Odroczone płatności stanowią zatem spore wyzwanie dla firm e-commerce w rozliczaniu podatków z kilku powodów. Po pierwsze, brak natychmiastowej płatności może zakłócać płynność finansową, co może prowadzić do trudności w pokryciu bieżących zobowiązań, w tym podatkowych. Po drugie, opóźnienia mogą wprowadzać niepewność w planowaniu finansowym, co utrudnia prognozowanie dochodów i wydatków. Ponadto, odroczone płatności mogą generować dodatkowe koszty, takie jak odsetki od zaległych podatków. Wreszcie, nieprawidłowe zarządzanie tym problemem może skutkować konsekwencjami prawno-podatkowymi, włącznie z karą lub sankcjami ze strony organów podatkowych.

3. Magazynowanie towarów i usługi fullfilment:

Firmy e-commerce często korzystają z usług fullfilment, co oznacza zewnętrzne magazynowanie i zarządzanie wysyłką. To wyzwanie z dwóch powodów: obsługa logistyczna musi być dokładnie zaksięgowana, a zwykłe biura księgowe często nie mają doświadczenia w tym obszarze. Dlatego firma księgowa specjalizująca się w e-commerce może zminimalizować ryzyko związane z tym specyficznym modelem biznesowym.

Należy też zwrócić uwagę na złożoność procesów logistycznych, które mogą prowadzić do trudności w monitorowaniu i śledzeniu stanu magazynowego oraz kosztów związanych z przechowywaniem i dostawą.

Dodatkowo różnice w polityce cenowej, prowizjach i opłatach manipulacyjnych pomiędzy różnymi dostawcami usług fulfillment mogą skomplikować prawidłowe rozliczanie kosztów.

Ponadto, zmienna struktura cenowa i opłat dodatkowych wprowadza niepewność co do rzeczywistych kosztów i marży związanych z poszczególnymi transakcjami.

Istnieje także ryzyko błędów księgowych związanych z naliczaniem podatków oraz rozliczaniem zwrotów i reklamacji.

Kolejnym punktem podwyższonego ryzyka są różnice czasowe między momentem sprzedaży a dostawą, które mogą wprowadzać dodatkowe utrudnienia w dokładnym ujęciu finansowym transakcji. W rezultacie nieprawidłowe rozliczenia mogą prowadzić do błędnych danych finansowych, co z kolei może wpłynąć na decyzje strategiczne i budżetowe firmy oraz może narazić ją na ryzyko nieprawidłowego rozliczenia podatkowego. Dlatego niezbędne jest skrupulatne monitorowanie, analiza i audyt procesów księgowych związanych z magazynowaniem i usługami fulfillment w celu uniknięcia pułapek i problemów księgowych.

4. Specyficzne modele sprzedaży na marketplace’ach:

Specyficzne modele sprzedaży na marketplace’ach również wymagają elastyczności, szczególnego podejścia w obsłudze księgowej i zrozumienia specyfiki branży. Ze względu na istnienie różnych modeli i warunków współpracy z marketplace’ami, powinno się także różnić podejście do prowadzenia z nimi rozliczeń. Inaczej powinno się patrzeć na rozliczenia w modelu FBA, FBM czy Vendor, a księgowy powinien dobrze rozumieć specyfikę oferowanych przez marketplace’y modeli współpracy i sprzedaży.

Aby zapewnić właściwe rozliczenie podatkowe, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, istotna tutaj jest też analiza transakcji. Z pozoru może się to wydawać oczywiste i może nawet i proste. Nic bardziej mylnego. Niektóre marketplace’y dostarczają raporty sprzedaży w takich formatach czy plikach, że bez dobrej ich znajomości ciężko jest wyciągnąć potrzebne informacje, a co dopiero przeanalizować.

Dostępne rozwiązania

Jednym z rozwiązań wyżej wymienionych problemów jest zlecenie prowadzenia obsługi księgowej firmie, która opiera swój zespół na doświadczonych księgowych i doradcach podatkowych. Niezbędna będzie ich ekspercka wiedza z zakresu e-commerce oraz przepisów podatkowych.

Kolejnym krokiem na uniknięcie problemów w księgowości w branży e-commerce jest jak największe zautomatyzowanie procesów księgowych.

Automatyzacja i integracja pobierania danych sprzedażowych ze sprzedaży online stanowią kluczowy element efektywnego procesu rozliczeń i obsługi księgowej w firmach działających w e-commerce. Istotą automatyzacji jest wykorzystanie narzędzi i technologii do automatycznego gromadzenia, przetwarzania i analizowania danych sprzedażowych z różnych platform online, takich jak sklepy internetowe, platformy handlowe czy kanały społecznościowe.

Automatyzacja tego procesu umożliwia szybkie i precyzyjne pobieranie informacji o transakcjach, w tym danych dotyczących produktów, cen, klientów i lokalizacji sprzedaży. Dzięki temu księgowość może być bieżąco informowana o wszystkich transakcjach, co ułatwia śledzenie wpływów finansowych i zarządzanie cash flow. Ponadto, automatyzacja eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych, co zmniejsza ryzyko popełnienia błędów i zwiększa efektywność pracy zespołu księgowego, a co za tym idzie może znacząco zmienić cenę takiej usługi księgowej.

Integracja pobierania danych sprzedażowych ze sprzedaży online jest kluczowa dla spójności i kompletności danych. Dzięki integracji różnych systemów sprzedażowych z systemem księgowym możliwe jest automatyczne przekazywanie danych o transakcjach bezpośrednio do odpowiednich ksiąg rachunkowych. To pozwala na bieżące monitorowanie i analizę finansów firmy oraz szybsze podejmowanie decyzji biznesowych.

Dodatkowo automatyzacja i integracja umożliwiają generowanie różnorodnych raportów i analiz, co ułatwia zarządzanie finansami i podejmowanie strategicznych decyzji. Na przykład, dzięki dostępowi do szczegółowych danych sprzedażowych, firmy mogą identyfikować trendy sprzedażowe, analizować rentowność poszczególnych produktów czy kanałów sprzedaży oraz monitorować skuteczność działań marketingowych.

Warto także podkreślić, że automatyzacja i integracja procesu pobierania danych sprzedażowych mogą przyczynić się do zwiększenia zadowolenia klientów. Dzięki bieżącemu monitorowaniu zapasów i szybkiej reakcji na zmiany popytu firmy mogą lepiej zarządzać dostępnością produktów i terminowo realizować zamówienia, co wpływa pozytywnie na doświadczenie zakupowe klientów.

Podsumowanie: księgowość dla e-commerce

Podsumowując, automatyzacja i integracja pobierania danych sprzedażowych ze sprzedaży online umożliwiają szybkie i precyzyjne zarządzanie danymi finansowymi, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych i umożliwiając bieżącą analizę oraz raportowanie. Dzięki temu firmy mogą lepiej zarządzać finansami, śledzić wyniki sprzedaży i podejmować szybsze i bardziej trafne decyzje biznesowe.

Artykuł powstał przy współpracy z firmą amavat Sp. z o.o. zajmującą się księgowością i integracją e-commerce oraz VAT Compliance.