VAT-OSS, będąc kluczowym elementem pakietu VAT dla e-commerce wprowadzonego w lipcu 2021 roku, ułatwia spełnianie wymogów związanych z VAT dla firm sprzedających towary i usługi konsumentom w innych krajach UE. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom z branży e-commerce deklarowanie i płacenie VAT w jednym kraju UE za wszystkie transakcje przeprowadzone w innych państwach członkowskich, czym znacząco upraszcza proces rozliczeń podatkowych. Wprowadzona w lipcu 2021 roku procedura VAT-OSS reprezentuje istotny krok ku redukcji obciążenia administracyjnego, z którym muszą się mierzyć sprzedawcy online, jednocześnie poprawiając zgodność z przepisami. Poznaj kluczowe aspekty procedury VAT-OSS dla sprzedaży zagranicznej w branży e-commerce.

Kierując uwagę na e-commerce, VAT-OSS otwiera przed firmami z branży e-commerce nowe możliwości w zakresie strategii sprzedażowych i zarządzania obowiązkami transgranicznymi w zakresie VAT. System ten, obejmujący wszystkie kraje UE, gdzie sprzedawca realizuje sprzedaż, nie ogranicza do ekspansji zagranicznej tylko do niektórych krajów. Wysyłając na przykład z Polski i korzystając z procedury VAT-OSS, sklep online może prowadzić sprzedaż wysyłkową praktycznie do wszystkich krajów UE. W ten sposób VAT-OSS stanowi odpowiedź na wyzwania związane z rozliczaniem VAT w sektorze e-commerce, umożliwiając firmom skupienie się na rozwoju i ekspansji na rynkach europejskich.

Co to jest VAT-OSS i jak działa?

VAT-OSS (Value Added Tax One Stop Shop) to system ułatwiający proces zgodności z VAT dla firm sprzedających towary i usługi online w ramach UE. Dzięki temu systemowi, przedsiębiorstwa mogą deklarować i płacić VAT w swoim kraju, zamiast rejestrować się dla VAT w każdym kraju UE, do którego sprzedają towary lub usługi.

Dostępność i zakres VAT-OSS

Dostępny dla firm sprzedających towary lub usługi online konsumentom w innych krajach UE.
Obejmuje transakcje wewnątrzwspólnotowe na odległość, usługi B2C dla firm z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w UE.
Dla firm poza UE, nieunijny VAT-OSS dotyczy dostarczania usług elektronicznych, telekomunikacyjnych, nadawczych i niektórych innych usług konsumentom w UE.

Procedura i korzyści:

Firmy mogą zarejestrować się na VAT-OSS w kraju UE, w którym mają siedzibę.
Uczestnictwo w procedurze VAT-OSS jest dobrowolne.
System umożliwia rejestrację dla celów VAT w jednym kraju UE, który następnie obsługuje wszystkie obowiązki VAT związane ze sprzedażą na terenie UE.
Firmy muszą składać kwartalne deklaracje, szczegółowo opisujące wszystkie transakcje podlegające procedurze VAT-OSS.

Zmiany i uproszczenia:

Nowe przepisy rozszerzyły katalog podmiotów podlegających nowym zasadom na sprzedawców internetowych oferujących towary i usługi w innych krajach UE.
VAT-OSS redukuje i ujednolica limity do 10 000 EUR lub równowartość w walucie kraju. W Polsce jest to 42000 PLN.
Sprzedawcy, którzy przekroczą próg, muszą nadal płacić VAT w kraju nabywcy, ale mogą zarejestrować się na VAT-OSS w kraju, w którym mają zarejestrowaną działalność. Tam składają jedną deklarację przed US, który potem rozdysponowuje środki do krajów, do których nastąpiła sprzedaż.
Sprzedawca rozliczający się w ramach VAT-OSS w Polsce musi złożyć oddzielną deklarację VAT-OSS do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
Nowe zasady eliminują potrzebę rejestracji VAT w innym kraju UE po przekroczeniu limitu sprzedaży.

Warunki kwalifikowania się do systemu VAT-OSS

Aby kwalifikować się do systemu VAT-OSS, przedsiębiorstwa muszą spełnić określone warunki oraz przejść przez procedurę rejestracji. Oto kluczowe punkty dotyczące kwalifikacji i rejestracji:

Warunki kwalifikacji

Próg sprzedaży: Przedsiębiorstwa powinny zarejestrować się na VAT-OSS, jeśli ich roczna sprzedaż do konsumentów w innych krajach UE przekracza określony próg (10 000 euro). Przed przekroczeniem progu też mogą się zarejestrować w ramach procedury VAT-OSS. Jest wtedy wymagana dodatkowa dokumentacja, ale jest to możliwe.

Miejsce prowadzenia działalności: Aby skorzystać z VAT-OSS, przedsiębiorstwa muszą być zarejestrowane do VAT w kraju UE, w którym są ustanowione.

Dostępność dla firm spoza UE: Firmy spoza UE również mogą korzystać z VAT-OSS, aby uprościć zgodność z VAT podczas sprzedaży towarów lub usług konsumentom w UE. Wymagane jest posiadanie fizycznej obecności w kraju UE lub korzystanie z przedstawiciela podatkowego.

Procedura rejestracji i składania deklaracji w systemie VAT-OSS

Aby skutecznie zarejestrować się i składać deklaracje w ramach systemu VAT-OSS, przedsiębiorcy muszą przejść przez kilka etapów. Poniżej przedstawiono uproszczony przewodnik po procedurze rejestracji i składania deklaracji:

Procedura Rejestracji

Dostęp do portalu One Stop Shop: Przedsiębiorstwa zarejestrowane do VAT w swoim kraju mogą zarejestrować się na VAT OSS poprzez portal One Stop Shop swojego kraju domowego.
Formularz VIU-R: Rejestracja do VAT-OSS jest dobrowolna i może być dokonana za pomocą formularza VIU-R, przy czym rejestracja staje się skuteczna od pierwszego dnia kwartału następującego po kwartale, w którym złożono wniosek.
Wykorzystanie formularzy UPL-1 i PPS-1 przy rejestracji przez pełnomocnika: Jeśli firma z branży e-commerce chce zarejestrować się przez pełnomocnika, konieczne jest dostarczenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz złożenie formularza UPL-1 do podpisania i składania deklaracji oraz formularza PPS-1 do autoryzacji.
Terminy rejestracji: Termin rejestracji to 10. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym przekroczono próg sprzedaży 10 000 EUR lub który jako pierwszy zgłoszono do procedury VAT-OSS. Trzeba pamiętać, że nie ma możliwości rejestracji do VAT-OSS wstecznie tj. aby rozliczyć poprzednie kwartały. Sam proces rejestracji do VAT-OSS trwa od 2 do 5 dni roboczych od momentu złożenia wniosku.

Składanie Deklaracji

Kwartalne deklaracje VAT OSS: Po rejestracji, sprzedawcy muszą składać kwartalne deklaracje VAT-OSS przez portal One Stop Shop swojego kraju domowego. Deklaracje te powinny zawierać informacje o sprzedaży, stawkach VAT oraz kwocie VAT należnego. Płatności dokonuje się jednym zbiorczym przelewem w EUR.
Szczegóły deklaracji VIU-DO: Deklaracja VIU-DO, którą należy składać kwartalnie, musi zawierać wszystkie transakcje objęte procedurą VAT-OSS. Jest to kluczowy dokument, który pozwala na rozliczenie VAT dla sprzedaży we wszystkich krajach UE.
Terminy deklaracji: Deklaracje w ramach procedury VAT-OSSnależy złożyć do końca miesiąca po zakończeniu kwartału. Nie ma możliwości złożenia deklaracji wstecznych ani korygujących.

Kluczowe korzyści z VAT-OSS dla przedsiębiorców

Jak już wcześniej wspomniano, korzystanie z procedury VAT-OSS przynosi przedsiębiorcom działającym w branży e-commerce szereg korzyści, które znacząco wpływają na ich codzienne funkcjonowanie oraz strategie rozwoju. Poniżej przedstawiono kluczowe zalety wynikające z implementacji tego systemu5:

Uproszczenie raportowania VAT:

Zamiast składać osobne deklaracje VAT w każdym kraju UE, do którego prowadzona jest sprzedaż wysyłkowa B2C, przedsiębiorcy mogą skorzystać z jednej, kwartalnej deklaracji VAT-OSS. Proces ten znacząco upraszcza zarządzanie obowiązkami związanymi z VAT, co pozwala na oszczędność czasu oraz zasobów.

Zmniejszenie obciążenia administracyjnego:

Procedura VAT-OSS eliminuje potrzebę wielokrotnych rejestracji do VAT w różnych krajach UE, co redukuje obciążenie administracyjne oraz związane z tym koszty. System ten pozwala na centralizację procesów rozliczeniowych, co przekłada się na większą efektywność operacyjną.

Zwiększenie efektywności w zarządzaniu zobowiązaniami VAT:

Dzięki VAT-OSS przedsiębiorcy mogą lepiej planować swoje działania, mając jasność co do terminów i procedur, co zwiększa efektywność zarządzania zobowiązaniami VAT. Procedura ta umożliwia również szybsze reagowanie na zmiany w przepisach dotyczących VAT, co jest szczególnie istotne w dynamicznie zmieniającym się środowisku e-commerce.

Podsumowując, VAT-OSS stanowi znaczące ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy chcą skupić się na rozwoju swojej działalności e-commerce, minimalizując jednocześnie związane z tym obciążenia administracyjne i koszty.

Wnioski: kluczowe aspekty procedury VAT-OSS

Wprowadzenie procedury VAT-OSS stanowi istotny krok naprzód w upraszczaniu procesów związanych z rozliczaniem VAT dla przedsiębiorców działających na rynku e-commerce, zwłaszcza tych sprzedających towary i usługi konsumenckie w ramach Unii Europejskiej. Poprzez umożliwienie centralnego deklarowania i płacenia VAT w jednym państwie członkowskim, VAT-OSS redukuje obciążenie administracyjne i pozwala przedsiębiorcom lepiej skupić się na rozwoju swojej działalności. Korzyści płynące z tej procedury są szczególnie widoczne w kontekście zmniejszenia kosztów administracyjnych i ograniczenia potrzeby wielokrotnej rejestracji do VAT w różnych krajach UE.

Warto zatem, będąc przedsiębiorcą działającym w branży e-commerce, zapoznać się z wymogami oraz procedurą VAT-OSS i skorzystania z możliwości rejestracji. Takie działanie nie tylko uprości zarządzanie zobowiązaniami VAT, ale również przyczyni się do wzrostu efektywności operacyjnej przy jednoczesnym spełnieniu wymogów prawnych. Ostatecznie, VAT-OSS oferuje solidną platformę, która może wspierać przedsiębiorców w rozszerzaniu swojej obecności na rynkach europejskich, zapewniając większe możliwości rozwoju oraz zwiększając konkurencyjność na dynamicznie zmieniającym się rynku e-commerce.

Artykuł powstał przy współpracy z firmą amavat Sp. z o.o. zajmującą się księgowością i integracją e-commerce oraz VAT Compliance.