Czym jest GTIN? Przewodnik dla firm 

Jeśli sprzedajesz produkty w sklepie, hurtowni lub na marketplace’ach, potrzebujesz sposobu, który pozwoli jednoznacznie je identyfikować. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest GTIN, czym różni się od kodu EAN, do czego służy w sprzedaży offline i online oraz kiedy trzeba nadać produktowi nowy numer. 

GTIN a EAN – czym się różnią? 

Na co dzień często mówimy o GTIN i EAN tak, jakby były tym samym. W praktyce są to jednak dwa różne elementy związane z identyfikacją produktów. 

Czym jest GTIN?  

GTIN (Global Trade Item Number) to Globalny Numer Jednostki Handlowej. Służy do jednoznacznej, identyfikacji produktu, który może być sprzedawany, zamawiany, magazynowany lub fakturowany w dowolnym punkcie łańcucha dostaw. 

Czym jest EAN?  

EAN (European Article Number) to graficzne odzwierciedlenie numeru GTIN w postaci pionowych kresek, które odczytuje skaner przy kasie, w magazynie lub w centrum logistycznym. 

Główne standardy GS1 do identyfikacji – Akademia Cyfryzacji GS1 Polska 

Dlaczego produkt potrzebuje numeru GTIN? 

Numer GTIN pomaga jednoznacznie rozpoznać produkt w różnych miejscach i procesach: u producenta, dystrybutora, w sklepie, magazynie, marketplace’ie, katalogu online, a także w systemach, które są związane z dodatkowymi wymaganiami rynkowymi lub regulacyjnymi. Dzięki temu różne firmy i systemy mogą rozpoznawać ten sam produkt w ten sam sposób. Jest ważny nie tylko dla sprzedaży, ale też dla logistyki i sprawnej wymiany informacji w całym łańcuchu dostaw. 

1. GTIN w sprzedaży offline 

W sklepach stacjonarnych i centrach logistycznych numer GTIN zapisany w kodzie kreskowym ułatwia szybkie skanowanie produktu, zarządzanie stanami magazynowymi i obsługę klienta przy kasie. GTIN wspiera też codzienną współpracę między producentem, dystrybutorem i siecią handlową. Jeśli produkt ma poprawny numer, łatwiej go zamówić, przyjąć do magazynu, odszukać w systemie i sprzedać. 

2. GTIN w sprzedaży online 

Dla platform sprzedażowych taki identyfikator jest bardzo ważny. Pomaga rozpoznać, że kilka ofert różnych sprzedawców dotyczy tego samego produktu, nawet jeśli mają inne tytuły, zdjęcia lub opisy. Dzięki temu marketplace może poprawnie połączyć oferty, uporządkować katalog produktów i ułatwić klientowi porównanie cen. W wielu kategoriach marketplace’y wymagają podania takiego identyfikatora przy wystawianiu produktu. 

W sprzedaży internetowej najczęściej możesz spotkać się z określeniem „kod EAN”. Używają go marketplace’y, sklepy internetowe i sami sprzedawcy. Jednak w praktyce wciąż chodzi o numer GTIN. 

3. GTIN w wymaganiach rynkowych i regulacyjnych 

Numer GTIN ma znaczenie nie tylko w sprzedaży i logistyce. Coraz częściej wspiera on procesy związane z nowymi wymaganiami rynkowymi lub regulacyjnymi – doskonałym przykładem jest tu identyfikacja produktów objętych systemem kaucyjnym. GTIN na opakowaniu pomaga systemom automatycznie rozpoznać, czy dany produkt podlega określonym zasadom (np. pobraniu i zwrotowi kaucji), co zapewnia sprawny obieg informacji w całym cyklu życia produktu. 

GTIN w kodach kreskowych i kodach 2D od GS1 

Przez lata numer GTIN najczęściej widzieliśmy na opakowaniu jako cyfry pod tradycyjnym kodem kreskowym EAN-13. To właśnie kod kreskowy pozwalał skanerom szybko odczytać numer produktu i powiązać go z danymi zapisanymi w systemie. 

GTIN nadal pozostaje podstawą identyfikacji produktu. Zmienia się jednak sposób, w jaki możesz go zapisać i wykorzystać na opakowaniu. Obok tradycyjnych kodów kreskowych (liniowych) coraz większą rolę odgrywają kody 2D od GS1 np. QR z GS1 Digital Link czy GS1 DataMatrix. 

W kodzie 2D od GS1 również umieścisz numer GTIN. Oprócz niego możesz zapisać dodatkowe dane, np. numer partii, datę ważności, numer seryjny albo link do cyfrowych informacji o produkcie. Dzięki temu GTIN nadal będzie pełnić swoją podstawową funkcję, a Twoja firma lepiej wykorzysta dane produktowe – w sprzedaży, logistyce i komunikacji z konsumentem.   

Jak przekształcić opakowanie w cyfrowe doświadczenie? Kody 2D od GS1 – dla konsumentów – Akademia Cyfryzacji GS1 Polska

Jak i kiedy nadawać numery GTIN? Najważniejsze zasady 

Numery GTIN musisz nadawać zgodnie z zasadami GS1. Dzięki temu produkt może być jednoznacznie rozpoznawany przez sklepy, magazyny, marketplace’y, systemy sprzedażowe i partnerów handlowych. 

• Nowy produkt wymaga nowego numeru GTIN. Każdy nowy artykuł lub nowa linia produktowa, które trafiają na rynek, powinny otrzymać własny numer GTIN. Dotyczy to produktów, które mogą być zamawiane, sprzedawane lub fakturowane. 
• Istotna zmiana produktu może wymagać nowego GTIN. Nowy numer należy nadać, gdy zmieniasz cechy ważne dla konsumenta, partnera handlowego lub ze względu na wymagania prawne. Dotyczy to np. składu, receptury, materiału, postaci, funkcji produktu albo deklarowanych właściwości. 
• Zmiana zawartości netto wymaga nowego GTIN. Jeśli zmienia się masa, objętość lub liczba sztuk w opakowaniu, produkt staje się inną jednostką handlową. Dla systemów sprzedażowych opakowania kawy o wadze 250 g i 300 g to dwa różne produkty – każdy powinien mieć własny GTIN. 
• Duża zmiana wymiarów lub masy brutto może wymagać nowego GTIN. Jeśli wymiary opakowania lub jego masa brutto zmieniają się o więcej niż 20%, należy nadać nowy numer GTIN. Ma to znaczenie dla magazynowania, transportu, kompletacji zamówień i planowania miejsca na półce. 
• Dodanie lub usunięcie ważnego znaku certyfikacji wymaga nowego GTIN. Dotyczy to sytuacji, w których na opakowaniu pojawia się albo znika oznaczenie ważne dla konsumenta, partnera handlowego lub ze względu na wymagania prawne. Może być ono związane z jakością, pochodzeniem, składem lub określonymi wymaganiami rynkowymi. 
• Zmiana marki podstawowej wymaga nowego GTIN. Jeśli ten sam produkt zaczynasz sprzedawać pod inną marką podstawową, dla systemów sprzedażowych, katalogów i platform e-commerce staje się on innym artykułem handlowym, dlatego trzaba nadać mu nowy GTINKażdy wariant produktu powinien mieć osobny GTIN. Inny smak, kolor, zapach, rozmiar czy inna pojemność to osobna jednostka handlowa. Czerwona i czarna koszulka w rozmiarze M nie powinny mieć tego samego numeru GTIN. 
• Promocje i opakowania sezonowe warto sprawdzić osobno. Sama zmiana grafiki, np. na świąteczną, zwykle nie wymaga nowego numeru GTIN. Jeśli jednak promocja zmienia zawartość opakowania, tworzy nowy zestaw albo wpływa na sposób zamawiania, sprzedaży lub rozliczania produktu, może być potrzebny nowy GTIN. 
• Opakowania zbiorcze powinny mieć własne numery GTIN. Numer GTIN identyfikuje produkt detaliczny, ale zgrzewka czy karton zbiorczy a nawet paleta również powinny mieć własne numery GTIN, jeśli są zamawiane, magazynowane lub fakturowane jako osobne jednostki handlowe. 
• Gotowy zestaw produktów może wymagać osobnego GTIN. Jeśli tworzysz z góry określony zestaw różnych produktów sprzedawany jako jedna całość, np. kosz prezentowy lub multipak, taki komplet może potrzebować własnego numeru GTIN. 
• Cena nadrukowana na opakowaniu ma znaczenie. Jeśli cena detaliczna jest nadrukowana bezpośrednio na opakowaniu przez właściciela marki, jej zmiana wymaga nadania nowego numeru GTIN. 
• Tego samego GTIN nie należy używać ponownie. Numer GTIN przypisany do produktu nie powinien być później wykorzystywany do oznaczenia innego produktu. Ponowne użycie tego samego numeru może prowadzić do błędów w katalogach, systemach sprzedażowych, magazynach i na platformach e-commerce. 

Spójność i odpowiedzialność za dane 

Gdy zarządzasz numerami GTIN, pamiętaj o dwóch fundamentalnych zasadach: 

• Dane produktu muszą być spójne: Nazwa marki, opis, zdjęcia, wariant czy waga przypisane do numeru GTIN w bazie GS1 muszą idealnie pokrywać się z informacjami, które wprowadzasz w swoim sklepie i na platformach marketplace. 
• Odpowiedzialność leży po stronie właściciela marki: Za poprawne nadanie numeru GTIN odpowiada najczęściej właściciel marki, producent lub firma, która wprowadza produkt do obrotu pod własną marką. Jeśli jesteś dystrybutorem lub sprzedawcą produktu innej marki, zwykle będziesz korzystać z numeru, który nadał producent albo właściciel marki. 

Skąd wziąć numer GTIN? 

Aby mieć pewność, że numer GTIN jest poprawny, unikalny i zgodny ze standardami, skorzystaj z oficjalnego Systemu GS1. W Polsce numery GTIN nadaje GS1 Polska. 

Proces odbywa się online: 

1. Rejestrujesz się w Systemie GS1.  

2. Zyskujesz prawo do korzystania z odpowiedniej puli numerów. 

3. Nadajesz numery swoim produktom i możesz wygenerować kody kreskowe zgodne ze standardami GS1. 

Unikaj numerów z niepewnych źródeł. Mogą one powodować problemy z weryfikacją produktu, współpracą z partnerami handlowymi, sprzedażą na marketplace’ach i spójnością danych produktowych. 

Podsumowanie 

Numer GTIN pomaga jednoznacznie identyfikować produkt w sprzedaży stacjonarnej, logistyce, e-commerce i na marketplace’ach. Dzięki niemu różne firmy i systemy mogą rozpoznawać ten sam produkt w ten sam sposób. Poprawnie nadany GTIN ogranicza ryzyko błędów, ułatwia współpracę z partnerami handlowymi i wspiera rozwój sprzedaży online.  

Jeśli chcesz nadać numery GTIN swoim produktom, skorzystaj z oficjalnego Systemu GS1. Dzięki temu zyskasz pewność, że Twoje identyfikatory są zgodne z globalnymi standardami stosowanymi w handlu, logistyce i e-commerce.