Czym są standardy GS1? - Akademia Cyfryzacji GS1 Polska

Ze standardów GS1 korzystają zarówno globalne korporacje, jak i lokalne firmy rodzinne. Powód jest prosty: są uniwersalne, pozwalają uporządkować dane, skrócić czas obsługi klienta i zwiększyć widoczność produktów – także w e-commerce. Czym są standardy GS1? Dowiedz się z artykułu.

Czym jest GS1?

Zanim wyjaśnimy, czym dokładnie są standardy GS1, warto powiedzieć kilka słów o samej organizacji. GS1 to międzynarodowa organizacja, a w Polsce jej przedstawicielem jest GS1 Polska – jedyna instytucja uprawniona do rejestrowania uczestników w Systemie GS1 i nadawania im odpowiednich uprawnień. Uczestnikami mogą zostać zarówno firmy zarejestrowane w Polsce, jak i podmioty z Europejskiego Obszaru Gospodarczego, które spełniają określone warunki formalne.

GS1 wspiera cyfryzację firm i ułatwia współpracę w całym łańcuchu dostaw – od producenta, przez dystrybutora, aż po detalistę.

Do czego służą standardy GS1?

Standardy GS1 są powszechnie stosowane na całym świecie, niezależnie od branży i wielkości firmy. Umożliwiają jednoznaczną identyfikację produktów, lokalizacji i zasobów, usprawniają logistykę i wymianę danych w całym łańcuchu dostaw.

Dzięki zastosowaniu standardów GS1 firmy mogą:

przyspieszyć cyfryzację firmy,
zwiększyć efektywność operacyjną,
redukować koszty.

Dzięki swojej kompatybilności i zgodności z wymaganiami rynkowymi znacząco poprawiają bezpieczeństwo i jakość obsługi klienta oraz wzmacniają współpracę między partnerami biznesowymi.

Gdzie wykorzystuje się standardy GS1?

Standardy GS1 są powszechnie stosowane w wielu branżach. Najczęściej korzystają z nich firmy z sektora handlu detalicznego, produkcji dóbr konsumpcyjnych, logistyki oraz przemysłu farmaceutycznego.

Standardy GS1 dla małych i średnich firm – podcast „Prosto o cyfryzacji” – Akademia Cyfryzacji GS1 Polska

Dołączenie do Systemu GS1 to także wsparcie rozwoju biznesu na rynkach międzynarodowych oraz możliwość efektywnej współpracy branżowej, opartej na ujednoliconych standardach.

Jeśli planujesz rozwój i chcesz działać nowocześnie, sprawdź, które standardy GS1 najlepiej odpowiedzą na potrzeby Twojej firmy.

Jakie wyróżniamy standardy GS1?

Wśród przygotowanych przez GS1 rozwiązań można wyróżnić standardy, które usprawniają identyfikację, gromadzenie i współdzielenie istotnych informacji o dowolnym obiekcie, np. produkcie, jednostce logistycznej, lokalizacji w łańcuchach dostaw.

Identyfikacja – drzwi do globalnego handlu

Podstawą działania standardów GS1 jest jednoznaczna identyfikacja. Oznacza to, że każdy produkt, dowolna lokalizacja czy jednostka logistyczna może mieć swój unikalny numer. Rozpoznaje się go w każdym miejscu na świecie – niezależnie od branży, kraju czy systemu informatycznego.

Globalne identyfikatory GS1 odgrywają ważną rolę w automatyzacji procesów biznesowych. Umożliwiają przekazanie informacji, które pomagają w szybkim i pewnym rozpoznaniu towarów, lokalizacji, opakowań zbiorczych, a nawet dokumentów.

Do najczęściej stosowanych należą:

GTIN – Globalny Numer Jednostki Handlowej (ang. Global Trade Item Number) – służy do identyfikacji konkretnego produktu lub usługi, która może być wyceniana, zamawiana lub fakturowana w celach handlowych pomiędzy uczestnikami w dowolnym punkcie łańcucha dostaw. To właśnie ten numer najczęściej jest ukryty w kodzie kreskowym, np. EAN-13.
GLN – Globalny Numer Lokalizacyjny (ang. Global Location Number) – pozwala identyfikować firmy, magazyny, punkty odbioru, sklepy lub nawet konkretne działy w organizacji. Ten numer ułatwia np. elektroniczną wymianę dokumentów czy śledzenie przepływu towarów.
SSCC – Seryjny Numer Jednostki Logistycznej (ang. Serial Shipping Container Code) – umożliwia jednoznaczne oznaczenie jednostek logistycznych, takich jak palety, pudła czy skrzynie. Ten numer pozwala śledzić przesyłki w całym łańcuchu dostaw.

GS1 udostępnia również identyfikatory dla bardziej wyspecjalizowanych zastosowań, np.:

GRAI – Globalny Identyfikator Zasobów Zwrotnych (ang. Global Returnable Asset Identifier), np. kegi, palety, skrzynie,
GIAI – Globalny Identyfikator Zasobów Indywidualnych (ang. Global Individual Asset Identifier), np. sprzęt komputerowy, park maszynowy, wyposażenie biura,
GDTI – Globalny Identyfikator Typu Dokumentu (ang. Global Document Type Identifier), np. umowy, certyfikaty, dokumentacja pacjenta,
GSRN – Globalny Numer Relacji Usługowej (ang. Global Service Relation Number), np. członkowie bibliotek, personel medyczny, kredytobiorcy,
GINC – Globalny Identyfikator Przesyłek (ang. Global Identification Number for Consignment), np. zbiór produktów wysyłanych od jednego nadawcy do jednego odbiorcy, często objętych jednym listem przewozowym,
GSIN – Globalny Numer Identyfikacji Wysyłki (ang. Global Shipment Identification Number), np. konkretna dostawa, która może obejmować jedną lub więcej przesyłek, jednostek logistycznych.

Pełną listę identyfikatorów GS1 wraz z opisem zastosowań znajdziesz na stronie internetowej GS1 Polska. Warto tam zajrzeć, by dobrać odpowiedni identyfikator do potrzeb swojej firmy.

Gromadzenie – od kodów kreskowych po zaawansowane technologie

Produkt, lokalizacja lub jednostka logistyczna otrzymuje swój unikalny identyfikator GS1. Kolejnym krokiem jest umożliwienie automatycznego odczytu tych danych. W tym właśnie pomagają standardy do gromadzenia informacji. Dzięki nim można szybko, bezbłędne i automatycznie przetwarzać dane w różnych punktach łańcucha dostaw.

Najczęściej wykorzystywane technologie gromadzenia danych to:

Kody kreskowe liniowe, np. EAN-13 – są najbardziej znaną formą nośnika danych GS1. Pozwalają odczytać identyfikator (np. GTIN) za pomocą standardowego skanera. Służą do realizacji procesów logistycznych i sprzedaży.
Kody 2D od GS1 – umożliwiają zapisanie większej ilości danych na mniejszej powierzchni. Mogą zawierać m.in. numer partii, datę ważności czy link do informacji online.
Znaczniki RFID / EPC – pozwalają zdalnie odczytywać dane, bez konieczności skanowania każdego elementu z osobna. Umożliwiają jednoczesny odczyt wielu produktów, np. całej palety. Są one wykorzystywane tam, gdzie liczy się szybkość i precyzja – np. w centrach dystrybucyjnych, logistyce zwrotów czy branży odzieżowej.

Współdzielenie – pełna synchronizacja z partnerami biznesowymi (i nie tylko!)

Zidentyfikować i odczytać dane to jedno. Prawdziwa wartość pojawia się jednak wtedy, gdy możemy te dane wymieniać z partnerami biznesowymi, platformami e-commerce, operatorami logistycznymi czy instytucjami publicznymi. Najlepiej, jeśli dzieje się to w sposób zautomatyzowany, spójny i bezbłędny.

Standardy GS1 wspierają wymianę danych w wielu formatach i kanałach. Dzięki nim firmy mogą łatwiej przekazywać informacje o produktach, zamówieniach, dostawach czy zdarzeniach logistycznych. Jest to możliwe niezależnie od tego, jakimi systemami informatycznymi się posługują.

Najważniejsze standardy w obszarze współdzielenia danych to:

Globalny Model Danych GS1 (ang. Global Data Model) – pozwala ujednolicić sposób opisywania produktów w różnych kanałach sprzedaży i krajach.
GDSN – Globalna Sieć Synchronizacji Danych (ang. Global Data Synchronization Network) – służy do automatycznej i bezpiecznej synchronizacji danych produktowych między dostawcami a odbiorcami. Gwarantuje, że wszyscy pracują na tych samych, aktualnych danych.
GS1 EDI – Elektroniczna Wymiana Danych (ang. Electronic Data Interchange) – to standardy do elektronicznej wymiany dokumentów biznesowych, np. zamówień, faktur czy awiza dostaw. Pozwalają one ograniczyć ręczne wpisywanie danych i przyspieszają cały proces.
EPCIS – (ang. Electronic Product Code Information Services) – to standard GS1, który umożliwia firmom rejestrowanie i udostępnianie informacji o zdarzeniach związanych z przepływem produktów.
GS1 Digital Link – umożliwia zakodowanie linku internetowego w kodzie QR, łącząc identyfikatory GS1 (np. GTIN) z danymi online (np. informacjami o produkcie, instrukcją czy cyfrowym paszportem produktu).

Podsumowanie

Wiesz już, co to jest GS1 i jakie są możliwe rozwiązania w ramach tego systemu. Zachęcamy do tego, by jeszcze bliżej zapoznać się z możliwościami, jakie dają standardy GS1. Ich zastosowanie może przyspieszyć wykonywanie wielu procesów w Twojej firmie. By się przekonać, które z możliwych rozwiązań Systemu GS1 najbardziej przydadzą się do usprawnienia procesów w Twojej firmie, warto skorzystać z narzędzia o nazwie diagnoza logistyczna. Dzięki niemu ocenisz dojrzałość cyfrową swojej organizacji i dowiesz się, nad jakimi obszarami należy jeszcze popracować. W przypadku dużych projektów możesz starać się pozyskać dotacje na cyfryzację firmy. Zachęcamy do zapoznania się z ofertą doradztwa biznesowego.