Co to jest digitalizacja?

W ostatnich czasach bardzo znacząca dla rozwoju firm stała się digitalizacja. Co to jest i w jaki sposób wprowadzić ją w swoim przedsiębiorstwie? W artykule dowiesz się, czym jest digitalizacja oraz poznasz jej zalety.  

Czym jest digitalizacja?  

Na samym początku odpowiedzmy sobie na proste pytanie – co to digitalizacja? W podstawowej formie jest to proces, który polega na przekształceniu wszystkich możliwych materiałów w formie analogowej na cyfrowe. Większości firm ten etap ma już za sobą. Na tym jednak nie koniec. Digitalizacja z wykorzystaniem standardów GS1 daje nowe możliwości i pozwala usprawnić wiele działań w obszarze łańcucha dostaw.  

Cyfryzacja a digitalizacja – na czym polega różnica? 

Terminy cyfryzacja i digitalizacja są często używane zamiennie, choć oznaczają różne procesy. Zrozumienie różnic jest istotne dla pełnego wykorzystania technologii cyfrowych. 

Digitalizacja: pierwszy krok w cyfrowy świat  

Digitalizacja to proces przekształcania informacji analogowych, takich jak dokumenty, zdjęcia czy dźwięki, na format cyfrowy. Przykładem jest skanowanie papierowych dokumentów w firmie i zapisywanie ich w formacie PDF. Digitalizacja umożliwia łatwe przetwarzanie, przechowywanie i przesyłanie informacji za pomocą technologii cyfrowych. 

Cyfryzacja: pełna technologiczna rewolucja  

Cyfryzacja to kolejny krok, polegający na wykorzystaniu zdigitalizowanych informacji do usprawnienia procesów, zwiększenia efektywności i tworzenia nowych możliwości. Przykładem jest cyfryzacja administracji publicznej, która obejmuje e-usługi dla obywateli, takie jak elektroniczne składanie wniosków czy dostęp do danych przez Internet. 

O cyfryzacji dowiesz się więcej z artykułu: Cyfryzacja przedsiębiorstw – jakie są zalety tego rozwiązania? – Akademia Cyfryzacji GS1 Polska. 

Cyfryzacja i digitalizacja – dwie koncepcje, wspólny cel 

Digitalizacja dokumentów to uporządkowanie i konwersja wersji papierowych na format cyfrowy, co zabezpiecza dane i ułatwia ich dostępność. Cyfryzacja natomiast to wdrażanie systemów cyfrowych, które zwiększają efektywność pracy i usprawniają realizację procesów. 

Proces digitalizacji dokumentów jest istotnym elementem cyfryzacji. Bez niej, cyfryzacja nie może się udać. Firmy muszą zadbać o właściwe przeprowadzenie procesu digitalizacji, aby w pełni wykorzystać potencjał nowoczesnych rozwiązań cyfrowych. 

Digitalizacja – jakie niesie ze sobą korzyści?  

Chcąc osiągnąć sukces, trzeba nieustannie pracować nad rozwojem firmy, a digitalizacja procesów w obszarze łańcucha dostaw i wykorzystanie technologii cyfrowych na pewno mają na to wpływ. Co więcej, digitalizacja danych ułatwia ich przechowywanie oraz pozwala zadbać o ich bezpieczeństwo. 

Zalety digitalizacji dokumentów 

Zalety digitalizacji to temat, który częściowo poruszyliśmy już wcześniej, jednak warto zatrzymać się przy tym nieco dłużej. Przede wszystkim digitalizacja pozwala odpowiedzieć na wyzwania transformacji cyfrowej, które stawiane są przed każdą – zarówno małą, jak i dużą firmą. Jakie dokładnie korzyści wiążą się z digitalizacją biznesu?  

Łatwy dostęp do dokumentów i możliwość ich udostępniania  

W ramach procesu digitalizacji dokumentów dane w większości przedsiębiorstw są już w formie cyfrowej i zostały wprowadzone do jednego systemu. Niezależnie od trybu pracy – zdalna czy stacjonarna – każdy pracownik jest w stanie wyszukać interesujące go informacje dotyczące danego produktu czy też całego procesu. W łatwy sposób przechowywane w ten sposób dane udostępnisz też innym podmiotom, także tym, które współpracują z Twoją firmą w obszarze łańcucha dostaw. Warto wspomnieć o istotnej kwestii jaką jest archiwizacja dokumentów. Ich digitalizacja pozawala zachować porządek i zaoszczędzić miejsce w zakurzonych archiwach.  

Gwarancja bezpieczeństwa  

Digitalizacja biznesu w znaczącym stopniu wpływa też na bezpieczeństwo wszystkich danych. Gdy są w systemie, żadna nieuprawniona osoba nie powinna się do nich dostać. Łatwiej niż w przypadku dokumentów papierowych, uchronić je przed zniszczeniem.  

Zwiększenie efektywności  

Niezbędne do pracy dane są dostępne w jednym miejscu, z którego można korzystać za pośrednictwem wielu urządzeń. Wpływa to na ważne procesy, tj. zarządzanie i udostępnianie informacji. Wspomaga też elektroniczny obieg dokumentów i zapewnia przedsiębiorstwom i instytucjom osiągnięcie większej efektywności. A to pozwala zaoszczędzić dużo czasu, a tym samym w niektórych przypadkach, być może zredukować koszty utrzymania firmy.  

W jakich firmach przeprowadza się digitalizację?  

Digitalizacja procesów biznesowych jest możliwa właściwie w każdej firmie — niezależnie od jej wielkości i branży. Na transformację cyfrową przy wykorzystaniu standardów GS1 Polska najczęściej decydują się przedsiębiorstwa usługowe, handlowe i produkcyjne, dla których kluczowy jest obieg danych w łańcuchu dostaw. Dzięki digitalizacji na każdym etapie można w łatwy sposób sprawdzić np. to, na jakim dokładnie etapie jest dostawa danej partii produktów.  

Jeśli nie chcesz, żeby wyzwania transformacji cyfrowej wstrzymały rozwój Twojego biznesu, postaw na digitalizację biznesu. Standardy GS1 Polska, z którymi zapoznasz się dzięki naszej platformie, Ci to umożliwią. W przypadku zaawansowanych projektów można liczyć na dotacje na cyfryzację firmy.  

W jaki sposób przeprowadza się transformację cyfrową?  

Proces wprowadzania technologii cyfrowych składa się z kilku etapów. Zanim jednak zdecydujesz się na digitalizację procesów biznesowych, warto skorzystać z narzędzi dla biznesu, które przydadzą się każdemu przedsiębiorcy wkraczającemu na ścieżkę transformacji cyfrowej.  

Na samym początku wypełnij ankietę samooceny dojrzałości cyfrowej, która jest bezpłatna. Natomiast w celu uzyskania profesjonalnej porady dotyczącej tego, jakie wyzwania transformacji cyfrowej stoją przed Twoją firmą i z jakich rozwiązań najlepiej skorzystać, warto przeprowadzić badanie, jakim jest diagnoza logistyczna.  

Gdy już dowiesz się, które obszary działalności usprawnić w pierwszej kolejności, sprawdź, które z proponowanych na naszej platformie usług będą najlepszym wyborem. System elektronicznej wymiany dokumentów handlowych EDI, a może inne standardy GS1 Polska?  

Na naszej stronie znajdziesz zakładkę Doradztwo biznesowe, gdzie dostępne są oferty dotyczące konsultacji z naszymi Partnerami. Skierowane są one do firm różnej wielkości. Dzięki temu uzyskasz cenne wskazówki dotyczące pozyskiwania środków na transformację cyfrową swojego przedsiębiorstwa i tego czy możesz liczyć na dotację.