Kody 2D od GS1: jak przygotować organizację do wdrożenia 

Kody 2D od GS1 dają producentom, dystrybutorom i detalistom nowe możliwości identyfikacji produktów oraz udostępniania informacji. Po poznaniu podstaw działania tych kodów kolejnym krokiem jest przygotowanie organizacji do ich praktycznego wykorzystania. 

Na tym etapie pojawiają się inne pytania niż na początku. Nie dotyczą już tego, czym są kody 2D, ale jak przygotować organizację do ich wdrożenia. Od czego zacząć? Który kod wybrać? Jakie dane powinny się w nim znaleźć? Czy obecne systemy będą gotowe? Kogo zaangażować w projekt? To naturalny etap. Wiele firm dochodzi do momentu, w którym sama wiedza o technologii może nie wystarczać. Potrzebny jest konkretny plan działania.  

Zrozumienie zmian to dopiero początek 

Kody 2D od GS1 otwierają nowe możliwości identyfikacji produktów i udostępniania informacji. Mogą zawierać nie tylko numer GTIN, ale również dodatkowe dane, takie jak numer partii, data ważności czy adres internetowy, który poprowadzi do dodatkowych informacji o produkcie. Dzięki temu wspierają zarówno procesy biznesowe, jak i komunikację z konsumentem. 

To właśnie dlatego coraz więcej firm analizuje możliwość ich wykorzystania. Jednak między poznaniem możliwości kodów 2D a ich wdrożeniem jest jeszcze jeden ważny etap – przygotowanie do wdrożenia. 

Wdrożenie nie zaczyna się od projektu etykiety 

Wdrożenie kodów 2D od GS1 nie polega na dodaniu nowego symbolu na opakowaniu. W rzeczywistości projekt opakowania jest jednym z końcowych etapów całego procesu. Znacznie wcześniej trzeba odpowiedzieć na pytania, które dotyczą celu wdrożenia, sposobu wykorzystania kodu, zakresu danych oraz gotowości organizacji do pracy z nowym rozwiązaniem. To właśnie te decyzje wpływają na wybór odpowiedniego standardu, sposób przygotowania danych i dalszy przebieg projektu. 

5 pytań, które warto zadać przed rozpoczęciem wdrożenia 

Nie wszystkie odpowiedzi muszą być znane już na początku projektu. Warto jednak wiedzieć, które z nich będą miały wpływ na powodzenie całego projektu. 

1. Dlaczego firma chce wdrożyć kody 2D? 

Punktem wyjścia powinien być cel biznesowy. Dla jednych firm będzie to usprawnienie procesów logistycznych, dla innych możliwość udostępniania dodatkowych informacji o produkcie, a jeszcze dla innych przygotowanie do nowych wymagań rynku. Jasno określony cel ułatwia podejmowanie kolejnych decyzji i pozwala dopasować rozwiązanie do rzeczywistych potrzeb organizacji. 

2. Jakie dane będą potrzebne? 

Kody 2D od GS1 umożliwiają zapis znacznie większej liczby informacji niż tradycyjne kody kreskowe. Warto wcześniej określić, jakie informacje będą potrzebne w konkretnych procesach i kto będzie z nich korzystał. W kodzie 2D powinny się znaleźć te dane, które np. pozwalają firmie zarządzać produktem lub magazynem, tj. GTIN, numer partii, numer seryjny, kraj pochodzenia czy data ważności. GS1 Polska rekomenduje zakodowanie maksymalnie 6 takich parametrów, ponieważ ich liczba wpływa na wielkość kodu. Najważniejsze jest, aby dane dopasować do produktu – informacje wymagane w jednym przypadku nie muszą być potrzebne w innym. 

Dodatkowe informacje, które stanowią rozszerzenie danych z etykiety, można udostępnić na dedykowanej stronie produktu za sprawą standardu GS1 Digital Link. Dzięki temu konsument otrzymuje wiarygodne, kompleksowe i pełne informacje o produkcie w jednym miejscu. 

3. Który kod będzie odpowiedni? 

Wśród standardów GS1 dostępne są cztery kody 2D wykorzystywane w Polsce. Najczęściej jednak, zarówno na polskim rynku, jak i globalnie, spotykane są dwa rozwiązania: GS1 DataMatrix oraz QR z GS1 Digital Link. To właśnie między nimi najczęściej firmy rozważają wybór, który zależy przede wszystkim od sposobu jego wykorzystania i potrzeb organizacji.  

Warto wziąć pod uwagę m.in.:  

• czy ma on służyć również do komunikacji z konsumentem,  
• ile miejsca jest dostępne na opakowaniu,  
• jakiej wielkości powinien być symbol.  

W przypadku bardzo małych produktów lepszym rozwiązaniem może być GS1 DataMatrix, który przy tych samych danych, np. GTIN, numerze partii i dacie ważności, zajmuje mniej powierzchni niż kod QR z GS1 Digital Link. Jeśli natomiast producentowi lub właścicielowi marki zależy na zaangażowaniu konsumenta i udostępnianiu mu dodatkowych informacji o produkcie, lepszym wyborem będzie QR ze standardem GS1 Digital Link. 

Nie ma jednej odpowiedzi, która będzie właściwa dla każdej firmy, jednak GS1 Polska rekomenduje stosowanie kodu QR z GS1 Digital Link. To rozwiązanie, które jako jedyne: 

• służy zarówno biznesowi – wspiera np. zarządzanie produktem i magazynem, 
• odpowiada na potrzeby konsumenta – zapewnia łatwy dostęp do wiarygodnych i pełnych informacji o produkcie po zeskanowaniu smartfonem, bez konieczności pobierania specjalnej aplikacji, 
• pozwala na rejestrację sprzedaży produktu. 

4. Czy Twoje systemy są gotowe? 

Kod 2D jest tylko jednym z elementów całego rozwiązania. Dane zapisane w kodzie muszą zostać wygenerowane, zapisane, przetworzone i odczytane przez wykorzystywane systemy oraz urządzenia. Dlatego przed rozpoczęciem projektu warto sprawdzić, czy obecna infrastruktura będzie wspierała nowe procesy. 

5. Kto powinien uczestniczyć w projekcie? 

Wdrożenie kodów 2D nie jest zadaniem jednego działu. W zależności od organizacji w projekt mogą być zaangażowane osoby odpowiedzialne np. za zarządzanie danymi produktowymi, IT, produkcję, logistykę, opakowania czy marketing. Im wcześniej uda się połączyć ich wiedzę i doświadczenie, tym łatwiej będzie uniknąć problemów na kolejnych etapach projektu. 

Dobre przygotowanie pozwala uporządkować kolejne etapy wdrożenia i podejmować decyzje w oparciu o rzeczywiste potrzeby firmy. Dzięki temu łatwiej określić, jakie dane będą potrzebne, wybrać odpowiedni standard, zaplanować zmiany w procesach i przygotować organizację do pracy z nowym rozwiązaniem. 

Od wiedzy do działania 

Jeżeli dopiero poznajesz temat kodów 2D od GS1, dobrym punktem wyjścia będzie kurs „Kody 2D od GS1”. Wyjaśnia on podstawowe pojęcia, przedstawia rodzaje kodów oraz pokazuje ich zastosowania. To solidna baza do dalszej nauki. 

Jeżeli podstawy masz już za sobą, kolejnym krokiem jest przygotowanie organizacji do wdrożenia. Pomocne na tym etapie są wytyczne wdrażania kodów 2D od GS1 – materiał dla firm, które porządkują najważniejsze etapy procesu i wskazują dobre praktyki. 

Z myślą o firmach, które chcą przejść od poznania technologii do jej praktycznego wykorzystania, powstaje kurs „Kody 2D od GS1 w praktyce – wdrożenie, standardy i realne zastosowania”. Pomoże on uporządkować kolejne etapy przygotowania do wdrożenia kodów 2D – od zrozumienia najważniejszych decyzji, które trzeba podjąć, po praktyczne wskazówki dotyczące planowania całego procesu. Kurs będzie aktualizowany wraz z pojawianiem się kolejnych ważnych i użytecznych informacji.