Baza wiedzy  »  Cyfrowe dokumenty  »  KSeF: czym jest i od kiedy zacznie obowiązywać 

KSeF: czym jest i od kiedy zacznie obowiązywać 

09 lutego 2024

ksef, cyfrowe dokumenty

Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma do wystawiania i odbierania faktur drogą elektroniczną. System wkrótce stanie się obowiązkowy, choć nie znamy konkretnego terminu. Jak się do niego przygotować? Tłumaczymy w naszym artykule. 

Z tego wpisu dowiesz się: 

  • czym jest Krajowy System e-Faktur, 
  • jakie korzyści przynosi wprowadzenie systemu w firmie, 
  • od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy, 
  • jak przygotujesz się do wdrożenia systemu. 

W dniach 16 lutego – 1 marca odbyły się spotkania ,,Konsultujemy KSeF’’. 

21 marca resort zaprezentował następujące zmiany: 

  • Termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF zostanie odroczony, a nową datę Ministerstwo poda na przełomie kwietnia/maja. 
  • Przedsiębiorcy dostaną niesankcjonowany okres przejściowy na wdrożenie systemu.  
  • Podatnicy będa mogli wystawiać faktury poza systemem. Będą mogli zrobić to za pomocą specjalnego kodu QR i wprowadzić faktury do KSeF następnego dnia. 
  • System pozwoli wystawiać faktury konsumenckie. 
  • W okresie przejściowym podatnicy mogą wystawiać faktur papierowe. Wartość faktur to: jednorazowo 450 złotych a miesięcznie 10 tysięcy złotych. 
  • Nabywcy będą mogli sami się identyfikować w systemie za pomocą numeru NIP. 
  • KSeF umożliwi rejestrację kosztów uzyskania przychodów. 

W maju rozpoczną się szkolenia dla przedsiębiorców. Zainteresowani będą mogli uczestniczyć w nich online lub stacjonarnie w siedzibach urzędów skarbowych.  


Czym jest KSeF? 

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy internetowej. Faktury są przechowywane w centralnej bazie danych dostępnej dla podatników i organów podatkowych. Krajowy System e-Faktur ma zastąpić tradycyjne faktury papierowe czy PDF i wprowadzić jednolity standard fakturowania w Polsce. Ma być zgodny z europejskimi wytycznymi i ułatwiać wymianę handlową między krajami UE. 

Korzyści z wdrożenia KSeF 

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur jest korzyścią dla podatników oraz pracowników administracji podatkowej. Jednak jeszcze więcej pożytku przynosi połączenie systemu e-faktur ze standardami GS1, takimi jak EDI. Oto niektóre z nich: 

  • Większa efektywność i bezpieczeństwo procesów fakturowania. Jeśli zastosujesz system faktur ustrukturyzowanych ze standardami GS1, np. EDI, możesz automatycznie i bezbłędnie komunikować się z partnerami biznesowymi. Nie musisz już martwić się, że zgubisz lub uszkodzisz faktury. Twoje dokumenty są chronione przed nieuprawnionym dostępem i modyfikacją. Zyskujesz też lepszą kontrolę i nadzór nad transakcjami podatkowymi. 
  • Łatwiejsza integracja i wymiana handlowa. Masz dostęp do faktur w dowolnym momencie i miejscu. Szybciej uporasz się z rozliczeniami i rozpatrzysz ewentualne reklamacje. KSeF i EDI są również zgodne z europejskimi standardami e-faktur, co usprawni transakcje między krajami UE. 
  • Większa jakość i wydajność procesów biznesowych. Odbieranie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych jest szybsze, łatwiejsze i tańsze niż w przypadku tradycyjnych dokumentów. Ponadto KSeF i EDI wspomagają zarządzanie łańcuchem dostaw, poprawiają dostępność i rotację towarów. 

Potrzebujesz więcej informacji na temat KSeF i EDI?

Od kiedy musisz stosować faktury ustrukturyzowane? 

KSeF miał być obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku dla większości czynnych podatników VAT, z wyjątkiem niektórych grup zwolnionych. Jednak Ministerstwo Finansów ogłosiło 19 stycznia br., że termin ten zostanie przesunięty. Powodem są błędy w funkcjonalności i wydajności systemu. W najbliższym czasie urzędnicy rozpiszą przetarg na zewnętrzny audyt systemu. Ministerstwo pracuje nad usunięciem usterek, a także nad ustaleniem nowego terminu pełnego wdrożenia KSeF. Obecnie podatnicy mogą korzystać z systemu faktur elektronicznych dobrowolnie. 

Jak możesz przygotować się do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur? 

Termin obowiązkowego wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur nie jest jeszcze sprecyzowany. Ministerstwo podkreśla jednak, że system jest potrzebny i zintensyfikuje prace nad nim. Warto już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia go w swojej działalności. 

  • Zarejestruj się na platformie KSeF. Aby korzystać z KSeF, musisz tam podać swoje dane, takie jak NIP, adres e-mail, numer telefonu. Rejestracja jest bezpłatna i niezobowiązująca. Po rejestracji otrzymasz login i hasło do logowania się na platformie. Wtedy możesz rozpocząć korzystanie z systemu. 
  • Zapoznaj się z interfejsem i funkcjonalnościami systemu. Platforma KSeF ma być intuicyjna i łatwa w obsłudze. Możesz na niej wystawiać i odbierać swoje faktury ustrukturyzowane oraz sprawdzać ich status. Inne funkcje to m.in. import i eksport danych, integracja z systemami księgowymi, powiadomienia e-mail i SMS, raporty i statystyki, itp. 
  • Dostosuj swoje procesy fakturowania. Jeśli chcesz korzystać z KSeF, musisz dostosować swoje procesy fakturowania do nowych wymagań. Faktury ustrukturyzowane wymagają niezbędnych danych, tj. numeru NIP, numeru referencyjnego, daty wystawienia, kwoty netto, stawki i kwoty VAT, itp. Pamiętaj, że faktury ustrukturyzowane wystawiane przez KSeF są wiążące i nie możesz ich anulować ani zmieniać. Błąd lub niezgodność oznacza, że musisz wystawić korektę lub notę obciążeniową. 
  • Skorzystaj ze standardów GS1 Polska. Aby Twoje fakturowanie było jeszcze sprawniejsze i łatwiejsze, możesz skorzystać ze standardów GS1 Polska, takich jak kod GTIN czy kod GLN. Umożliwiają one jednoznaczną identyfikację towarów, usług, lokalizacji. Dzięki kontroli prawidłowości danych, wyeliminujesz niejasności i błędy. Kody GTIN oraz GLN możesz umieszczać w polach referencyjnych na fakturach wystawianych przez system. Możesz także przedstawić je w formie kodów kreskowych lub kodów 2D, które można skanować za pomocą smartfonów lub czytników. 

Jeżeli potrzebujesz wdrożenia nowej technologii w swojej działalności, poznaj naszych partnerów!

Podobne artykuły

Zarejestruj się i dołącz do ponad 500 członków naszej społeczności i otrzymaj:

  • Specjalistyczną wiedzę i sprawdzone informacje dotyczące tematu cyfrowej transformacji
  • Szkolenia e-learningowe poświęcone digitalizacji łańcucha dostaw
  • Dostęp do sprawdzonych rozwiązań certyfikowanych partnerów

Jeśli potrzebujesz pomocy z rejestracją Skontaktuj się z nami
Masz już konto? Zaloguj się