Jak dzielić się informacjami w łańcuchu dostaw? Standardy GS1 do współdzielenia 

Oznaczyłeś już swój produkt, lokalizację albo jednostkę logistyczną? Zbierasz dane o przepływie towarów i zdarzeniach? Czas na kolejny krok – współdzielenie danych z partnerami. Jakie są główne standardy GS1 do współdzielenia danych i jak działają w praktyce? Dowiedz się z artykułu.    

W poprzednich artykułach pokazaliśmy, jak identyfikować i gromadzić dane. Sama identyfikacja i tylko gromadzenie to jednak za mało. Ważne jest również to, aby dane trafiały tam, gdzie są potrzebne. 

Jak dzięki standardom GS1 dane mogą bezpiecznie, szybko i bez pomyłek krążyć między partnerami w łańcuchu dostaw? 

Dlaczego współdzielenie danych jest tak ważne? 

Nie wystarczy, że uporządkujesz dane tylko w Twojej firmie. Aby łańcuch dostaw działał sprawnie, takie same dane muszą przepływać między partnerami, np. od producenta do dystrybutora, a następnie do sklepu. 

Co się dzieje, gdy nie współdzielisz danych albo robisz to niespójnie: 

• zamówienia wracają, bo kody lub wymiary nie zgadzają się z tym, co ma odbiorca, 
• stany magazynowe różnią się w systemach, 
• opisy produktów różnią się w sklepach i na marketplace’ach, 
• traceability kończy się na granicy Twojej firmy – trudno szybko namierzyć partię lub potwierdzić pochodzenie, 
• rośnie koszt „gaszenia pożarów”: ręczne poprawki, telefony i korekty. 

Dlatego jednolity sposób współdzielenia danych to podstawa. Dzięki standardom GS1 wszyscy w łańcuchu dostaw mówią tym samym „językiem”. Oznacza to, że mają dostęp do tych samych, wiarygodnych informacji. 

Współdzielenie danych – już nie wybór, ale obowiązek 

Jeszcze kilka lat temu firmy traktowały dzielenie się danymi z partnerami biznesowymi jako element dobrej praktyki czy przewagi konkurencyjnej. Dziś to już konieczność. Wymuszają ją rynek oraz obowiązujące czy nadchodzące regulacje prawne. 

Raportowanie ESG pozwala zobaczyć wpływ działalności firmy na środowisko i społeczeństwo. Raportu nie da się przygotować bez ustandaryzowanego przepływu danych. Dotyczą one np. pochodzenia surowców, śladu węglowego czy procesu produkcji. 

Raportowanie ESG: od kiedy i dla kogo będzie obowiązkowe? – Akademia Cyfryzacji GS1 Polska 

Cyfrowe Paszporty Produktów (DPP) będą wymagały szczegółowych informacji o produkcie: z jakich materiałów powstał, gdzie i w jaki sposób został wyprodukowany, jak go poddać recyklingowi. Te dane muszą być dostępne dla wielu interesariuszy: producentów, dystrybutorów, sprzedawców, konsumentów i instytucji kontrolnych. 

Cyfrowy Paszport Produktu (DPP): od kiedy i dla kogo będzie obowiązkowy – Akademia Cyfryzacji GS1 Polska 

Dodatkowo – w branżach takich jak farmacja czy żywność przepisy nakazują pełną identyfikowalność towarów w całym łańcuchu dostaw. Bez sprawnej wymiany danych nie zapewnisz bezpieczeństwa konsumentom i nie spełnisz wymagań inspekcji. 

Poza legislacją coraz większe znaczenie mają oczekiwania partnerów i konsumentów: 

• sieci handlowe mogą wymagać ujednoliconych standardów wymiany danych, 
• e-commerce nie toleruje niespójnych opisów i nieodpowiednich zdjęć produktów – to prosta droga do zwrotów i utraty klientów, 
• konsumenci chcą wiedzieć więcej – skąd pochodzi produkt, czy jest ekologiczny, jakie ma certyfikaty, jakie są wartości odżywcze. 

Standardy GS1 do współdzielenia danych 

Oto najważniejsze standardy GS1, które pozwalają na sprawny przepływ danych w łańcuchu dostaw. 

GS1 EDI 

GS1 EDI (Electronic Data Interchange) to standard Elektronicznej Wymiany Danych między firmami. Dzięki niemu dokumenty trafiają automatycznie z jednego systemu do drugiego. Można w ten sposób przesyłać m.in. zamówienia, faktury i awizo wysyłki. Nie trzeba już przepisywać danych ręcznie. 

Globalna Sieć Synchronizacji Danych GDSN 

GDSN (Global Data Synchronization Network) to globalna sieć do wymiany danych o produktach. Umożliwia ich synchronizację między partnerami w łańcuchu dostaw. Działa jak scentralizowana baza danych. Producent wprowadza do niej informacje o produkcie, np. skład, wymiary, wagę i materiał. Sprzedawcy i dystrybutorzy mogą w czasie rzeczywistym pobierać te same, aktualne dane.  

Globalny Model Danych GS1 

Globalny Model Danych GS1 (GS1 Global Data Model) to uniwersalny „język”, który określa, w jaki sposób opisywać produkty i inne zasoby. Dzięki niemu wszyscy w łańcuchu dostaw używają tych samych nazw dla tych samych cech, np. „spożyć do” zamiast „data ważności”. Taki ustandaryzowany opis sprawia, że dane są zrozumiałe dla każdego. 

GS1 EPCIS  

GS1 EPCIS (Electronic Product Code Information Services) to otwarty standard zaprojektowany w celu śledzenia historii produktu, dzięki możliwości przechwytywania i udostępniania danych o zdarzeniach w łańcuchu dostaw między partnerami tego łańcucha. Dzięki niemu można łatwo sprawdzić, co działo się z towarem w każdym punkcie łańcucha dostaw – od produkcji, przez transport, aż po moment dostawy. GS1 EPCIS jest niezwykle ważny w branżach, gdzie liczy się bezpieczeństwo (np. żywność, farmacja), jak również wtedy, gdy trzeba szybko wycofać wadliwą partię towaru. 

GS1 SmartSearch 

GS1 SmartSearch sprawia, że informacje o produkcie są łatwo dostępne w internecie. Dzięki niemu wyszukiwarki internetowe, a także różnego rodzaju aplikacje, mogą poprawnie identyfikować produkty po numerze GTIN i wyświetlać o nich pełne dane.  

GS1 Digital Link 

GS1 Digital Link to standard, który pozwala zapisać adres URL w kodzie QR z Digital Link lub Data Matrix z Digital Link. Po zeskanowaniu takiego kodu umieszczonego na opakowaniu detalicznym konsument zostaje przeniesiony na stronę z rozszerzonym opisem produktu, komunikatem o jego składzie czy z dodatkowymi informacjami (certyfikaty, instrukcje itp.). Dzieje się tak, dlatego że kod z GS1 Digital Link może zawierać nie tylko numer GTIN, ale także link do strony internetowej z informacjami o produkcie. Wówczas działa jak zwykły kod kreskowy i jest odczytywany w kasie, a dodatkowo dostarcza rozszerzonej informacji konsumentowi, zapisanej pod adresem internetowym.  

Jak wybrać odpowiedni sposób współdzielenia danych? 

Wybór standardu zależy od potrzeb Twojej firmy i wymagań partnerów biznesowych. Poniżej przedstawiamy, jakie rozwiązania GS1 najlepiej pasują do konkretnych zastosowań. 

Dlaczego warto wdrożyć standardy GS1 do współdzielenia? 

Zwiększenie efektywności i oszczędności 

Automatyczna wymiana danych eliminuje pomyłki i opóźnienia, które wynikają z tego, że informacje wprowadza się ręcznie. Dzięki temu oszczędzasz czas i pieniądze, a procesy w Twojej firmie działają sprawniej. 

Poprawa przejrzystości i wiarygodności 

Współdzielenie danych za pomocą standardów GS1 buduje zaufanie między partnerami. Masz pewność, że dane, które otrzymujesz, są aktualne i rzetelne. 

Dostosowanie do regulacji prawnych 

Standardy GS1 do współdzielenia danych to gotowe narzędzie, które pomoże Twojej firmie dostosować się do tych wymagań i uniknąć kar. 

Wzrost konkurencyjności 

Sprawna komunikacja w łańcuchu dostaw sprawia, że Twoja firma staje się bardziej atrakcyjnym partnerem biznesowym. Łatwiej nawiązujesz współpracę z dużymi sieciami handlowymi i zyskujesz przewagę nad konkurencją. 

Podsumowanie 

GS1 oferuje zestaw standardów, które ułatwiają wymianę informacji: od elektronicznych dokumentów (GS1 EDI), przez synchronizację danych produktowych (GDSN), aż po śledzenie zdarzeń w cyklu życia produktu (EPCIS) czy udostępnianie danych konsumentom (Digital Link, SmartSearch). Dzięki nim każdy uczestnik łańcucha dostaw ma dostęp do tych samych, aktualnych i wiarygodnych informacji. 

Standardy GS1 do współdzielenia danych zapewnią nie tylko większą efektywność, ale pomogą spełnić wymogi legislacyjne i zapewnią lepszą współpracę z partnerami.